Le coronavirus et l’organisation d’événements

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Jusqu'à présent, la crise du coronavirus a eu des conséquences majeures dans tous les domaines, notamment en ce qui concerne les événements qui doivent être annulés. De plus en plus de gens commencent à craindre que les événements prévus pour l'été prochain ne tombent également à l'eau. 

Tout cela conduit à un grand nombre de questions concernant l'annulation d'événements et dans quelle mesure les billets et frais déjà payés devront être remboursés. Il suffit de penser à tous les festivals de musique pour lesquels notre pays est si célèbre.

Par conséquent, il est important d’examiner l'état actuel des choses.

Pour ce qui concerne les contrats de sponsoring pour ces événements, nous nous référons à notre article « Le coronavirus et le sponsoring ».

1. Première question : « L'annulation est-elle obligatoire ? »

Depuis la mi-mars et (pour le moment) au moins jusqu'au 19 avril 2020, il est interdit d'organiser toute « activité privée ou publique à caractère culturel, social, festif, folklorique, sportif ou récréatif ».

Pour le moment, le 19 avril 2020 est la date de référence. Toute manifestation organisée avant cette date ne peut avoir lieu. Après cette date, cela reste encore flou, car il y a de fortes chances que l'interdiction soit prolongée au-delà du 19 avril 2020.

Les périodes d'interdiction étant à chaque fois prolongées par tranche de 14 jours, il reste encore beaucoup d’incertitudes pour les événements qui auront lieu en juin ou pendant l'été. Etant donné qu’il n’est pas encore interdit d'organiser ces événements, la décision d'annuler aujourd’hui repose entièrement sur les épaules des organisateurs.

2. Une annulation est-elle considérée comme un cas de force majeure ?

Afin de déterminer s'il s'agit d'un cas de force majeure, la date de référence mentionnée ci-dessus est cruciale. Si un événement est interdit suite aux mesures du coronavirus, il s'agit d'un cas de force majeure pour l'organisateur. Cela s'applique donc pour le moment à tous les événements jusqu'au 19 avril 2020.

Pour les événements postérieurs à cette date, une telle interdiction ne s'applique pas et l'organisateur n'est pas obligé d'annuler ou de reporter l'événement. Le débat reste toutefois délicat et on peut donc se demander s'il s'agit ou non d'un cas de force majeure.

D'une part, les organisateurs ne se trouvent pas dans l’impossibilité de continuer à organiser leurs événements. D'autre part, il reste possible que le gouvernement continue à déconseiller (sans l’interdire) des événements en cette période et il y a un risque que l'organisateur soit tenu responsable des dommages causés dans ce cadre. Il n'est pas non plus impossible que les événements soient encore interdits à ce moment-là.

Tant que le gouvernement déconseille les événements, il semble approprié de les annuler et il y a de bonnes chances que cela soit effectivement considéré comme un cas de force majeure. Cependant, tout cela reste une question de fait et restera toujours une décision extrêmement difficile pour l'organisateur.

3. Les billets et les cartes d’entrée doivent-ils être remboursés ?

Lorsqu'un événement est effectivement interdit en raison des mesures du coronavirus, nous sommes confrontés à une situation de force majeure dans laquelle le prestataire de services est libéré de ses obligations contractuelles, à savoir l'organisation de l'événement.

De même, le client n'a pas non plus à respecter ses obligations contractuelles, en l'occurrence le paiement du billet ou de la carte. Il peut donc demander le remboursement de son billet ou de sa carte d’entrée.

L'organisateur peut également reporter l'événement à une date ultérieure, mais le client n'est pas obligé de s'y soumettre et peut toujours demander un remboursement.

En principe, cette règle s'applique aussi pendant la période du coronavirus.

Toutefois, en ce qui concerne les événements qui doivent être annulés en raison de la crise du coronavirus, le gouvernement a élaboré un règlement spécial, à savoir :

  • L'organisateur est autorisé à fournir un bon de même valeur au lieu d'un billet d'entrée payant, pour autant que les conditions suivantes soient remplies :
    • une activité présentant les mêmes caractéristiques essentielles est réorganisée à une date ultérieure et au même endroit ou à proximité ;
    • dans les deux ans suivant l'émission du bon ;
    • le bon a la même valeur que le billet initial ;
    • pour l’émission de ce bon aucun frais ne peut être compter ;
    • aucun coût supplémentaire pour assister à l'activité ultérieure ;
    • une mention explicite de la crise du coronavirus comme raison de l'émission du bon.
  • Le bon peut également donner le droit d'acheter d'autres produits de l'émetteur dans un délai de deux ans.
  • Si le bénéficiaire peut prouver qu'il ne peut pas être présent à la nouvelle date, il a le droit de réclamer le prix d'achat.

Si les conditions ci-dessus ne sont pas remplies, l'organisateur est tenu de rembourser les billets et les cartes d’entrée au plus tard pour le 20 septembre 2020.

Bien que ce régime atténue pour les organisateurs, à court terme et dans une certaine mesure, les conséquences de la crise du coronavirus afin qu’ils puissent éviter un remboursement des billets, les coûts résultant de la crise reposent entièrement sur leurs épaules.

L'organisation d'un événement à une date ultérieure entraînera sans aucun doute des coûts supplémentaires pour lesquels il n'y a pas de contrepartie. Et si les billets doivent être remboursés, les frais déjà engagés pour l'organisation resteront entièrement à la charge de l'organisateur. Cette crise du coronavirus sera donc très difficile pour le secteur de l'événementiel.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Cela va de soi, nous pouvons vous aider, tout d'abord en analysant votre situation juridique et ensuite en envisageant les mesures à prendre dans cette crise. Vous pouvez toujours nous contacter au 02/747 40 07 ou à CoronaTaskforce@seeds.law. 

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