Vanaf 1 september 2023 nieuwe regels om schulden in te vorderen bij een consument

1. Schadebeding pas toepassen na eerste ingebrekestelling

Wanneer de consument zijn schuld niet heeft betaald op de vervaldatum van de factuur en uw algemene voorwaarden in een schadebeding voorzien, dan zal u deze schade maar kunnen vragen nadat u een ingebrekestelling hebt verzonden.

Deze ingebrekestelling moet dienst doen als een eerste herinnering en pas na het verstrijken van een termijn van ten minste 14 kalenderdagen kan  het schadebeding gevraagd worden.

Opgelet, de termijn van (minstens) 14 dagen gaat maar in:

• op de derde werkdag na de verzending van de herinnering aan de consument; of
• op de kalenderdag die volgt op de dag waarop de herinnering langs elektronische weg aan de consument verzonden werd (zoals per e-mail).

Deze regels gelden voor alle termijnen in verband met het innen van facturen. 

2. Geen herinneringskosten bij eerste ingebrekestelling

Er zullen voortaan ook geen kosten meer mogen aangerekend worden aan de consument voor de eerste herinnering bij niet-betaling van één vervaldatum.

In het geval van overeenkomsten betreffende de regelmatige levering van goederen of diensten, mogen er per kalenderjaar geen kosten worden aangerekend voor de herinneringen bij niet-betaling van drie vervaldata.  

De kosten voor bijkomende herinneringen mogen niet hoger liggen dan 7,50 euro, vermeerderd met de portokosten die gelden op het ogenblik van de verzending. 

3. Aan welke voorwaarden moet mijn aanmaning voldoen?

De herinneringen moeten vooreerst worden verzonden op een “duurzame drager”. Dit betekent dat er hier een blijvend bewijs van moet zijn, zoals een aangetekende brief. Een mondelinge aanmaning volstaat niet.

De eerste herinnering moet tevens minimaal de volgende gegevens bevatten:

1° het verschuldigde saldo en het bedrag van het schadebeding dat zal worden geëist wanneer de betaling niet volgt binnen de termijn van 14 kalenderdagen;

2° de naam of de benaming, en het ondernemingsnummer van de onderneming die schuldeiser is;

3° een beschrijving van het product dat de schuld heeft doen ontstaan, alsook de datum van opeisbaarheid van deze schuld;

4° de termijn waarbinnen de schuld moet terugbetaald worden vooraleer enige kost, interesten of vergoedingen mogen worden gevorderd.

Voor KMO’s zijn de regels in verband met deze termijn soepeler.
Indien een consument zijn factuur niet betaalt binnen de termijn van 14 dagen na de verzending van de eerste aanmaning en wanneer een schadebeding bepaalt dat er een verwijlinterest van toepassing is binnen de wettelijke limieten, kan een KMO beslissen om de nalatigheidsinteresten te laten lopen vanaf de kalenderdag die volgt op de dag waarop de herinnering aan de consument werd verstuurd.

Wenst u tot verdere minnelijk invordering over te gaan, dan zal u de volgende (uitgebreidere) voorwaarden moeten respecteren:

1° de identiteit, het ondernemingsnummer, het adres, het telefoonnummer, de hoedanigheid en het eventuele e-mailadres van de oorspronkelijke schuldeiser. In geval van overdracht van de schuldvordering worden eveneens de gegevens van de nieuwe schuldeiser vermeld;

2° de naam of de benaming, het adres, het ondernemingsnummer en de contactgegevens van de onderneming die tot minnelijke invordering overgaat, evenals de gegevens van het bevoegd toezichthoudend bestuur bij de FOD Economie;

3° een precieze beschrijving van het product die de schuld heeft doen ontstaan, alsook diens vervaldatum;

4° een precieze en gedetailleerde beschrijving van de bedragen die van de schuldenaar geëist worden;

5° de volgende tekst, in een afzonderlijke alinea, in het vet gedrukt en in een ander lettertype, ingeval de invordering gebeurt door een advocaat, een ministerieel ambtenaar of een gerechtelijke mandataris: 

“Deze brief betreft GEEN dagvaarding voor de rechtbank of beslag. Het gaat niet om een procedure van gerechtelijke invordering.”;

6° de vermelding dat de consument, op zijn eigen verzoek, alle stukken ter verantwoording van de schuld kan verkrijgen; 

7° de vermelding van de procedure die de consument moet volgen indien hij de schuld wenst te betwisten;

8° de vermelding dat de consument kan verzoeken om betalingsfaciliteiten, indien hij het verschuldigde bedrag niet in één keer kan betalen;

9° de vermelding dat er, bij gebrek aan een reactie binnen de verleende termijn, kan worden overgegaan tot andere maatregelen of handelingen van minnelijke invordering.

4. Welke verwijlintresten en kosten mag u vragen aan de consument?

Aan consumenten kan u maximaal de volgende kosten aanrekenen wanneer zij hun factuur niet betalen:

1° verwijlinteresten mogen niet hoger zijn dan de interest tegen de referentie-interestvoet (zoals in de wet betalingsachterstand handelstransacties voorzien) vermeerderd met 8 procentpunten. Deze interesten worden berekend op de som die nog betaald moet worden, en/of;

2° een forfaitaire vergoeding, op voorwaarde dat ze uitdrukkelijk bepaald is in uw algemene voorwaarden.

Maar opgelet, dat bedrag mag niet hoger zijn dan:

a) 20 euro als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan 150 euro is;

b) 30 euro vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is;

c) 65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is.

Deze bedragen zijn bedoeld om enerzijds de verwijlinteresten van de schuld, en anderzijds alle kosten van de minnelijke invordering van de onbetaalde schuld te dekken. 

Elk andersluidend schadebeding is verboden en wordt voor niet geschreven gehouden.

5. Afbetalingsplan

Wanneer de consument een afbetalingsplan heeft aangevraagd, dan mag u geen andere maatregel of handeling van minnelijke invordering nemen vooraleer er een beslissing is genomen over deze aanvraag. 

Als de beslissing niet wordt genomen binnen een termijn van 30 kalenderdagen die aanvangt op de eerste werkdag die volgt op de aanvraag van een afbetalingsplan, stoppen de verwijlintresten die vastgelegd zijn in het schadebeding, met lopen tot wanneer de beslissing wordt genomen. 

6. Verzoek tot schuldbemiddeling

Wanneer de consument een verzoek tot schuldbemiddeling heeft opgestart bij een minnelijke schuldbemiddelaar of wanneer hij een aanvraag indient voor een procedure van collectieve schuldenregeling, dan mag u geen enkel andere maatregel of handeling van minnelijke invordering stellen vooraleer een beslissing omtrent zijn aanvraag werd genomen of dat 45 kalenderdagen zijn verstreken sinds de aanvraag. 

7. Wanneer de consument zijn schuld betwist?

Wanneer de consument zijn schuld betwist op een gemotiveerde manier, dan mag tot geen andere maatregel of gedraging van minnelijke invordering worden overgegaan vooraleer een beslissing omtrent deze betwisting werd genomen. Als de beslissing niet wordt genomen binnen een termijn van 30 kalenderdagen die aanvangt op de eerste werkdag die volgt op de betwisting, dan stoppen de verwijlinteresten, die vastgelegd zijn in het schadebeding, met lopen tot wanneer de beslissing wordt genomen. 

8. Wat riskeert u?

Deze nieuwe regeling is van toepassing op contracten gesloten vanaf 1 september 2023. Voor de bestaande contracten is er een overgangsregeling die loopt tot 1 december 2023.

U mag voortaan in uw algemene voorwaarden geen afwijking van deze regels opnemen. Elk beding dat in een vrijstelling van deze vormvereisten voorziet of andere bedragen voorziet voor de verwijlintresten en de schadevergoedingen is verboden en nietig met als gevolg dat u geen verwijlintresten en schadevergoeding kan eisen van uw klant.

Maar daar blijft het niet bij. U riskeert daar bovenop sancties die kunnen oplopen tot een hoge geldboete, tot zelfs 4% van de totale jaaromzet als dit een hoger bedrag is.

Het betreft hier onder meer overtredingen zoals:

• een eerste betalingsherinnering versturen met kosten;
• een foutieve berekening van verwijlintresten en schadevergoeding;
• niet voldoen aan de informatieplicht.

Het is dus van belang om uw algemene voorwaarden en aanmaningsbrieven na te kijken of te laten nakijken om te voorkomen dat u problemen ondervindt met de invordering van uw facturen en om sancties te vermijden.

Wij bij Seeds of Law kunnen uw onderneming hier steeds in bijstaan. Aarzel dan ook niet om ons te contacteren via info@seeds.Law of +32 (0)2 747 40 07.