Eindelijk duidelijke regels voor de algemene vergadering van een VME

1. Waarover gaat het?

Sinds de eerste coronalockdown die op 13 maart 2020 inging, waren de Verenigingen van Mede-Eigenaars (verder genaamd: VME’s) geconfronteerd met onduidelijkheden waardoor ze in een bijzonder delicate situatie terecht waren gekomen. In bepaalde gevallen waren ze wettelijk verplicht om hun algemene vergadering te houden maar waren ze daar omwille van de coronamaatregelen niet toe in staat.

Daarenboven bestond er geen enkele wetgeving die toeliet dat algemene vergaderingen op een digitale manier worden gehouden.

Hieraan is de wetgever nu tegemoetgekomen.

De wet van 20 december voorziet niet alleen in maatregelen voor de algemene vergaderingen tijdens de coronaperiode, maar zorgt er ook voor dat voortaan – ook na corona – een algemene vergadering van de VME vanop afstand gehouden kan worden.

We lichten dit in dit artikel voor u toe.

1.1 De periode voor het houden van de jaarlijkse algemene vergadering wordt verlengd

Jaarlijkse algemene vergaderingen van VME’s, die omwille van de coronapandemie waren uitgesteld en op 1 oktober 2020 nog niet waren gehouden omwille van de eerste lockdown en algemene vergaderingen die in de periode tussen 1 oktober 2020 en 30 juni 2021 moe(s)ten plaatsvinden, mogen door de syndicus worden uitgesteld naar de eerstvolgende periode van vijftien dagen waarin deze volgens het reglement van interne orde plaats moet vinden.

Wanneer echter een dringende beslissing moet genomen worden
of op verzoek van één of meer mede-eigenaars die ten minste één vijfde van de aandelen van de gemeenschappelijke delen bezitten, moet de syndicus wel nog steeds de buitengewone algemene vergadering bijeenroepen.

1.2 Mogen mandaten verlengd worden?

Wanneer een algemene vergadering uitgesteld wordt, wordt de duur van de mandaten die aflopen en waarover de algemene vergadering normaal over de verlenging moest stemmen, van rechtswege verlengd tot de eerstvolgende algemene vergadering.

Het betreft hier de mandaten van o.a. syndici, leden van de raden van mede-eigendom, en commissarissen van de rekeningen.

1.3. Digitaal vergaderen is voortaan mogelijk

Voorheen was het enkel toegelaten om fysiek te vergaderen, met uitzondering van de schriftelijke procedure ingeval van eenparigheid van de stemmen.

Met de wet van 20 december 2020 is het voortaan ook mogelijk om – indien de bijeenroeping daarin voorziet – vanop afstand deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering.

Dit is een belangrijke nieuwigheid binnen de appartementswet waardoor fysieke vergaderingen niet meer verplicht zijn.

1.4. De unanimiteitsvereiste wordt tijdelijk versoepeld

Soms is het omwille van omstandigheden redelijkerwijze niet mogelijk om een algemene vergadering te houden, zeker niet fysiek maar ook niet op afstand.

Voor die gevallen is er voorzien in een tijdelijke versoepeling van de unanimiteitsvereiste.

Normaal gezien hebben de leden van een VME een eenparigheid van stemmen nodig om schriftelijke beslissingen te nemen. Hieronder worden alle beslissingen verstaan die tot de bevoegdheden van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van die welke bij authentieke akte moeten worden verleden. De syndicus stelt hiervan notulen op.

De wet van 20 december 2020 voorziet in een tijdelijk versoepeling van dit unanimiteitsvereiste tot 9 maart 2021.

Zo kunnen deze beslissingen tot deze datum rechtsgeldig genomen worden wanneer meer dan de helft van de leden van de VME aan de stemming deelneemt en voor zover zij ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. De VME neemt de beslissingen bij de meerderheid die, voor elk agendapunt afzonderlijk, door de wet wordt vereist voor beslissingen van de algemene vergadering.

De stembrieven die de syndicus met de post of elektronisch ontvangt binnen drie weken of, in spoedeisende gevallen en voor zover dit in de oproeping is aangegeven, binnen acht dagen na de datum van de verzending van de oproeping, zijn geldig.

2. Wanneer zijn deze maatregelen van toepassing?

Deze maatregelen hebben uitwerking met ingang vanaf 1 oktober 2020 tot 9 maart 2021.

De mogelijkheid tot digitaal vergaderen is evenwel pas van toepassing vanaf 24 december 2020 maar is voortaan vast voorzien binnen de appartementswet (en is dus in tegenstelling tot de andere maatregelen niet in tijd gelimiteerd).

Indien u meer informatie of bijstand wenst, aarzel niet onze specialisten te contacteren via info@seeds.law.