De uitoefening van bepaalde rechten door aandeelhouders van genoteerde vennootschappen

Deze richtlijn bevat een aantal maatregelen die erop gericht zijn de rechten van aandeelhouders van genoteerde vennootschappen te versterken en belemmeringen bij grensoverschrijdend stemmen in de Europese Economische Ruimte zoveel mogelijk weg te nemen.
Alvorens dieper in te gaan op de belangrijkste voorziene maatregelen, dienen enkele kanttekeningen te worden gemaakt bij het toepassingsgebied van de Wet.

1. Toepassingsgebied van de Wet

De wetgever heeft aan de wet een ruimer toepassingsgebied gegeven dan de richtlijn beoogt. De wet maakt immers een aantal maatregelen, die de richtlijn voorziet voor genoteerde vennootschappen, ook van toepassing op bepaalde niet-genoteerde vennootschappen.
Voornamelijk voor niet-genoteerde vennootschappen zijn een belangrijk deel van de door de wet ingevoerde maatregelen optioneel. Hierdoor hebben deze vennootschappen de wettelijke mogelijkheid om een aantal maatregelen in hun statuten uit te werken, zoals onder meer de mogelijkheid om elektronisch deel te nemen aan de algemene vergadering; de mogelijkheid om op afstand eenuit te brengen over de punten op het agenda, en de modaliteiten van het verlenen van een volmacht voor de deelname aan een algemene vergadering.

2. De nieuwe maatregelen

De vanaf 1 januari 2012 geldende maatregelen kunnen grotendeels opgedeeld worden in maatregelen die betrekking hebben op de voorbereiding van de algemene vergadering en maatregelen betreffende de deelname aan de algemene vergadering.

2.1 Maatregelen in het licht van de voorbereiding van de algemene vergadering.

De termijn van bijeenroeping van de algemene vergadering bij genoteerde vennootschappen zal vanaf 1 januari 2012 minimaal 30 dagen bedragen. Indien de eerste algemene vergadering niet geldig kon beraadslagen omdat het quorum niet werd bereikt en op voorwaarde dat de datum van deze tweede vergadering reeds in de eerste oproeping was vermeld bedraagt de termijn voor de tweede algemene vergadering minstens 17 dagen.

Ook de wijze van oproeping wordt gewijzigd. Het momenteel geldende systeem van oproeping via het Belgisch Staatsblad en een nationaal verspreid blad wordt aangevuld. Genoteerde vennootschappen dienen vanaf 1 januari 2012 de oproeping ook te verspreiden via media waarvan redelijkerwijze mag  worden aangenomen dat zij kunnen zorgen voor een doeltreffende verspreiding van informatie bij het publiek in de Europese Economische Ruimte en die snel en op een niet-discriminerende wijze toegankelijk zijn (nieuw artikel 533 W. Venn).

Voorts wordt de wettelijke verplichte inhoud van de oproeping uitgebreid om de aandeelhouders van genoteerde vennootschappen uitdrukkelijk te wijzen op hun (nieuwe) rechten. Deze en andere informatie moet tot op de dag van de algemene vergadering ter beschikking van de aandeelhouders blijven op een door de vennootschap te ontwikkelen website. Bovendien moet de in de website opgenomen informatie nog tot vijf jaar na de algemene vergadering op de website toegankelijk blijven.

De aandeelhouders die alleen of gezamenlijk 3% van het maatschappelijke kapitaal van een genoteerde vennootschap vertegenwoordigen, hebben vanaf 1 januari 2012 het recht om punten op de agenda van de algemene vergadering te plaatsen en voorstellen van besluit in te dienen (nieuw artikel 533ter W.Venn). De drempel van 20% om een algemene vergadering te kunnen  bijeenroepen blijft onverkort bestaan.

Als één van de belangrijkste nieuwigheden maakt de Wet het - thans optionele -  systeem van de registratiedatum van aandeelhouderschap voor het bijwonen van een algemene vergadering verplicht voor genoteerde vennootschappen. De toelating tot de algemene vergadering en de uitoefening van het stemrecht zal in de toekomst afhangen van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder, op de 14e dag voor de algemene vergadering, om 24 uur (de zogenaamde “registratiedatum”),

• hetzij door inschrijving op naam van de aandeelhouder in het aandeelhoudersregister;
• hetzij door inschrijving op de rekening van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling; of
• hetzij door voorlegging van de aandelen aan toonder aan een financiële tussenpersoon, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder houdt.

De aldus geregistreerde aandeelhouder mag vervolgens aan de algemene vergadering deelnemen en stemmen, ongeacht wie de aandelen na die datum aanhoudt. Hij is verplicht de vennootschap of de persoon die zij daartoe heeft aangesteld ten minste 6 dagen voor de algemene vergadering te laten weten dat hij aan de algemene vergadering wenst deel te nemen.

2.2 Maatregelen betreffende de deelname aan de algemene vergadering

Voor de deelname aan de algemene vergadering bij volmacht werkt de Wet een gedetailleerde regeling uit, die van toepassing op alle naamloze vennootschappen, genoteerd of niet. De wet definieert wat zij onder "volmacht" verstaat, namelijk de machtiging die door een aandeelhouder wordt verleend aan een natuurlijke of rechtspersoon om sommige of alle rechten van die aandeelhouder in de algemene vergadering in zijn naam uit te oefenen (nieuw artikel 547 W.Venn).

Aandeelhouders van vennootschappen krijgen de mogelijkheid om van op afstand, via elektronische middelen, deel te nemen aan de algemene vergadering

Specifiek voor de genoteerde vennootschappen legt een nieuw artikel 547bis W.Venn bijkomende regels op: zo mag de aandeelhouder van een genoteerde vennootschap voor een bepaalde algemene vergadering slechts één persoon aanwijzen als volmachtdrager. De aandeelhouder moet deze volmachtdrager schriftelijk of via een elektronisch formulier aanwijzen, en hij moet het formulier ondertekenen (elektronische handtekening).

Al dan niet-genoteerde vennootschappen (naamloze vennootschappen en BVBA's) zullen hun aandeelhouders de mogelijkheid kunnen bieden om hun stem op afstand uit te brengen voorafgaand aan de algemene vergadering. Dit kan gebeuren hetzij per brief, hetzij langs elektronische weg. Zowel voor genoteerde als voor niet-genoteerde vennootschappen betreft het hier een optiemogelijkheid, waarvan een aandeelhouder slechts gebruik kan maken indien de statuten van de betrokken vennootschap dit recht uitdrukkelijk invoeren.

Verder creëert de Wet de mogelijkheid om aandeelhouders van (al dan niet-genoteerde) vennootschappen van op afstand, via elektronische middelen, te laten deelnemen aan de algemene vergadering. Dit recht geldt echter enkel indien de statuten hierin uitdrukkelijk voorzien. Naast (al dan niet genoteerde) naamloze vennootschappen, wordt deze mogelijkheid ook ingevoerd voor de BVBA en de CVBA.
De aandeelhouders die op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, worden geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden. Zij komen niet alleen in aanmerking voor de naleving van de voorwaarden van aanwezigheid maar ook van meerderheid. Hiervoor is vereist dat de vennootschap via het gebruikte elektronisch communicatiemiddel in staat is de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder te controleren. De wijze waarop deze controle dient te gebeuren, moet net als de voorwaarden gesteld aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel bepaald zijn in de statuten. De vennootschap zal dus over een grote statutaire vrijheid beschikken bij de invulling van die wijze van deelname aan de algemene vergadering, zodat zij de oplossingen kan kiezen die best bij haar situatie aansluiten en rekening houden met de desbetreffende technologische evoluties. De mogelijkheid om een algemene vergadering te houden met aandeelhouders die “elektronisch” aanwezig zijn, belet niet dat de verplichting om algemene vergadering fysiek te houden verdwijnt. Het bureau, de raad van bestuur en de commissaris zijn verplicht om fysiek aanwezig te zijn.

De Wet wijzigt en preciseert de beperkingen binnen de welke de aandeelhouders gebruik kunnen maken van hun vraagrecht, dat voortaan zowel mondeling (tijdens de algemene vergadering), als schriftelijk (voorafgaand aan de algemene vergadering langs elektronische weg) kan worden uitgeoefend (nieuw artikel 540 W.Venn).

Deze verduidelijkingen gelden zowel voor genoteerde als niet-genoteerde naamloze vennootschappen, als voor de BVBA, de CVBA, de SE (“Societas Europaeae”) en de SCE (“Societas Cooperativae Europaeae”).

De Wet bevestigt het principe dat de bestuurders (en de commissarissen) verplicht zijn de door aandeelhouders gestelde vragen te beantwoorden, mits het antwoord niet van die aard is dat het nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen of voor de vertrouwelijkheid waartoe de vennootschap, haar bestuurders of de commissarissen zich hebben verbonden. Voorheen was het criterium dat het antwoord geen ernstig nadeel mocht berokkenen aan de vennootschap, haar aandeelhouders of haar personeel.

Enkel voor genoteerde vennootschappen, verlengt de wet de termijn voor de verdaging van de algemene vergadering door de raad van bestuur omwille van een kennisgeving van een belangrijke deelneming van 3 tot 5 weken.

De termijn waarmee de raad van bestuur de beslissing tot goedkeuring van de jaarrekening door de algemene vergadering kan uitstellen wordt voor genoteerde vennootschappen op 5 weken gebracht (nieuw artikel 555 W.Venn).

Er dient te worden opgemerkt dat voormelde wijzigingen enkel gelden in de NV en de SE.

Tot slot moet in de notulen van de algemene vergadering van genoteerde vennootschappen vanaf 1 januari 2012 voor elk besluit het aantal aandelen vermeld worden waarvoor geldige stemmen zijn uitgebracht, het percentage dat deze aandelen in het maatschappelijk kapitaal vertegenwoordigen, het totale aantal geldig uitgebrachte stemmen, en het aantal stemmen dat voor of tegen elk besluit is uitgebracht samen met het eventuele aantal onthoudingen. De vennootschappen moeten deze informatie kenbaar maken via hun website, binnen 15 dagen na de algemene vergadering.

3. Inwerkingtreding

Deze nieuwe en aangepaste bepalingen treden in werking op 1 januari 2012.

De vennootschappen zijn verplicht om voor die datum hun statuten in overeenstemming te brengen met de wet. Indien de statuten van een vennootschap niet tijdig zijn aangepast, worden de met de (nieuwe) Wet strijdige bepalingen voor niet geschreven gehouden en worden de dwingende bepalingen van deze Wet van toepassing op de betrokken vennootschap vanaf 1 januari 2012.