Le registre de l'UBO, récit d'un véritable feuilleton

Sur notre site web, vous pouviez déjà lire dans un article spécifique une description pratique de la gestion du registre UBO. L'introduction de la législation concernant le registre UBO et son application informatique ne se sont manifestement pas déroulées sans heurts.

La loi belge du 18 septembre 2017 sur la lutte contre le blanchiment d'argent avait déjà transposé en droit belge la quatrième directive européenne sur le blanchiment d'argent. Le nouvel arrêté royal du 23 septembre 2020 transpose désormais partiellement la cinquième directive européenne contre le blanchiment d'argent et modifie l'arrêté d'exécution du 30 juillet 2018.

Le récent arrêté royal est entré en vigueur le 11 octobre 2020.

Nous expliquons ci-dessous les principaux changements :

1. Extension des informations à fournir

Les informations à fournir sur le bénéficiaire effectif (ci-après UBO) sont étendues.

1.1 Les documents à ajouter au registre UBO

Depuis le 11 octobre, chaque entité visée par ces obligations (société, a(i)sbl, fondation, trust, fiducie et autre construction juridique similaire, ci-après le « redevable d’information ») est tenue d'inclure dans le registre UBO tout document démontrant que les informations relatives à l’UBO sont adéquates, exactes et actuelles.

Il s’agit entre autres de la carte d'identité/passeport de l'UBO, l'acte de constitution et les statuts de la société, le registre des actionnaires, les accords de transfert des actions, etc.

Toutefois, ces documents ne sont accessibles qu'aux autorités compétentes.

La portée pratique de cette disposition n'est néanmoins pas encore claire.

Cet arrêté royal étant entré en vigueur le 11 octobre, il est préférable de transférer le plus rapidement possible tous les documents pouvant servir de preuve, bien que l'administration du SPF Finances nous ait déjà informé qu'elle acceptera que cela soit fait au plus tard le 30 avril 2021. C'est la date à laquelle les entités redevables d’informations devront confirmer chaque année leurs données dans le registre UBO. L'administration enverra un message à cet effet quelques semaines à l'avance via l'E-Box de l’application en ligne. Toutefois, ces informations ne nous ont été transmises qu’oralement par l’administration et doivent donc être envisagées sous toutes réserves à ce stade.

Dans certains cas, cette obligation de documentation supplémentaire permettra de démontrer que les personnes ressortant des deux premières catégories légales ne peuvent en réalité être identifiées comme UBO et qu'une personne de la troisième catégorie doit donc être désignée.

Attention ! Cette nouvelle obligation de documentation s'applique à tous les UBO, y compris ceux qui sont déjà enregistrés.

1.2 Pourcentages de participation des UBO indirects

Désormais, dans le cas d’un UBO indirect et lorsque le contrôle résulte de la propriété ou du contrôle indirect d’un pourcentage de parts ou de droits de vote au sein du redevable d’information, les pourcentages de parts ou de droits de vote pondérés que l’UBO indirect détient ou contrôle dans le chef du redevable d’information (et dans chaque intermédiaire) doit être communiqué.

Pour rappel, un UBO indirect est la personne physique qui possède ou contrôle le redevable d’information par le biais d'une ou plusieurs entités juridiques intermédiaires.

Auparavant, ce n'était le cas que pour le pourcentage dit pondéré dans le chef du redevable d’information.

2. Enregistrement obligatoire dans le BCE

Les trusts, fiducies et autres constructions juridiques similaires sont désormais obligés de s'inscrire au préalable auprès de la BCE s'ils souhaitent enregistrer un UBO dans le registre dédié.

Cela aboutit à la conséquence significative que tout trust, fiducie et autre construction juridique similaire étranger doit d'abord se conformer au Code du droit économique belge. 

La question du caractère obligatoire de ces formalités pour l’entité étrangère ne manquera pas de se poser.

3. Accès au registre UBO

Désormais, non seulement les données actuelles, mais aussi l'historique d'un certain nombre de catégories d'UBO dans le registre seront accessibles à tous ceux qui le souhaitent.

Les autorités compétentes et l'UBO en question avaient déjà accès à ces informations. Mais dorénavant, cela pourra s'appliquer également pour certaines catégories d’UBO aux "membres du grand public" sans avoir à prouver d’un intérêt légitime.

Il s'agit plus précisément des données de certaines catégories d'UBO d'a(i)sbl et de fondations, à savoir les membres du conseil d'administration et les personnes habilitées à représenter une fondation ou a(i)sbl, les personnes chargées de la gestion journalière et le(s) fondateur(s) d'une fondation.

Pour les autres données et les autres catégories d'UBO, un intérêt légitime devra être démontré.

L'accès à l'historique des données relatives à l’UBO est jugé nécessaire pour permettre aux utilisateurs d'effectuer leur analyse en tenant compte de l'évolution historique de la structure de contrôle du redevable d’information.

4. Conformité au RGPD

Un certain nombre de changements ont également été apportés en matière de la protection des données personnelles afin de se conformer aux règles du RGPD.

Par exemple, une intervention juridique a été faite pour que les règles du RGPD soient désormais directement applicables au registre UBO. En conséquence, les UBO ont un droit de rectification et de notification lorsque leurs données sont inscrites dans le registre UBO.

Désormais, les redevables d'information doivent garantir le traitement des données personnelles et leur exactitude. Un UBO qui souhaite faire corriger ses données doit donc contacter l'entité juridique qui a enregistré ses données, qui doit alors les modifier ou les supprimer du registre.

5. Limitation d’accès aux données

Chaque UBO avait déjà le droit de demander à l'administration de masquer de manière totale ou partielle certaines informations qui le concerne.

Ce qui est nouveau désormais, c’est que lorsque l’Administration n’autorise aucune limitation d’accès à tout ou une partie des informations, il est possible de présenter une demande en révision de cette décision. La demande de révision doit de préférence être présentée par voie électronique, mais elle peut également être introduite par envoi recommandé, et il est également possible de demander à être entendu.

Dès qu'une demande ou une révision est introduite, les informations sur les UBO en question resteront masquées jusqu'à la décision finale. Ce n'est cependant pas le cas pour les informations concernant les entités intermédiaires entre l’UBO et l’entité redevable d’information.

Ainsi, un recours administratif organisé est à présent mis en place.

6. Divers

En outre, la connexion entre les registres similaires d'autres États membres est assurée par une "plate-forme centrale européenne".

Il y a également des changements mineurs en ce qui concerne les sanctions. Par exemple, le ministre des Finances peut déléguer son pouvoir de prendre des sanctions administratives. Les amendes seront dorénavant communiquées par voie électronique et non plus par lettre recommandée.

7. Conclusion

L'objectif du registre UBO est de permettre de connaître l’identité des personnes qui se trouvent derrière certaines constructions et entités juridiques. À cette fin, toute une série de données sur les actionnaires et/ou les administrateurs influents doivent être enregistrées.

À la suite des récents changements, tant la documentation et les informations à enregistrer dans le registre UBO que l'accès aux informations sur les UBO par les autorités compétentes et le public ont été considérablement étendus.

Cela alourdit encore la charge administrative pour les entités redevables d’information. Ils devront ajouter au registre tout document justifiant les données des UBO. Cela ne s'applique pas seulement aux nouveaux UBO ou aux modifications des données, mais aussi aux données déjà enregistrées, même celles qui restent inchangées.

L'arrêté royal en question étant déjà entré en vigueur le 11 octobre, tous ces documents doivent en principe être transférés le plus rapidement possible. Comme mentionné ci-dessus, l'administration du SPF Finances donne néanmoins un délai jusqu'au 30 avril 2021 au plus tard. Toutefois, cette information a été donnée oralement par l'administration à nos experts et reste soumise à toutes réserves.

En outre, les entités redevables d’information doivent se conformer à la réglementation relative à la protection des données à caractère personnelle et répondre de manière appropriée chaque fois qu'un UBO souhaite faire corriger ou supprimer ses données.

Bien entendu, nous sommes toujours disposés à répondre à toutes vos questions à ce sujet et à vous assister dans les nécessaires inscriptions à effectuer dans le registre UBO. Nous sommes actuellement en charge de l’assistance ponctuelle ou permanente de plusieurs entités redevables d'information. N’hésitez pas à nous contacter au +32 (0)2 747 40 07 ou via info@seeds.law.