Telewerkregistratie verplicht vanaf 6 april 2021

Reeds in oktober 2020 werden heel wat regels ingevoerd in het kader van het verplicht telewerk.

1. Verplichtingen vanaf oktober 2020

• Verplicht telewerk bij alle ondernemingen, verenigingen en diensten voor alle personeelsleden, tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening;
• indien telewerk niet mogelijk is, moeten maatregelen genomen worden om de maximale naleving van de regels van social distancing te garanderen (1,5 meter afstand tussen elke persoon en verplicht mondmasker);
• aan de personeelsleden die niet kunnen telewerken, moet een attest of elk ander bewijsstuk bezorgd worden dat de noodzaak van hun aanwezigheid op de werkplaats bevestigt;
• De sociale inspectie heeft de opdracht de naleving van deze maatregelen te controleren en bij niet-naleving een strafrechtelijke of administratieve geldboete op te leggen.

2. Bijkomende verplichting: registratie van niet-telewerkbare werknemers

Onlangs voerde een ministerieel besluit een registratieplicht voor werkgevers in om het toezicht op de naleving van de maatregelen met betrekking tot telewerk te versterken.

Werkgevers moeten maandelijks de volgende gegevens registreren:

• het totale aantal werknemers in het bedrijf per vestigingseenheid;
• het aantal werknemers dat een functie uitoefent die onmogelijk kan worden volbracht via telewerk.

Dit moet gebeuren via het elektronische registratiesysteem dat door de RSZ ter beschikking wordt gesteld op de haar portaalsite. Het betreft louter een opgave van twee cijfers en niet van de gegevens van de betreffende werknemers.

Ondernemingen met meerdere vestigingseenheden moeten deze registratie per vestigingseenheid doen. Ondernemingen met meer dan 20 vestigingseenheden kunnen de gevraagde gegevens met betrekking tot alle vestigingseenheden indienen via de toepassing aan de hand van een gestructureerd excelbestand.

Deze registratie geldt voor alle werkgevers, zowel van de private als publieke sector, behalve voor de ondernemingen die verplicht gesloten zijn.

3. Wanneer moet de registratie gebeuren?

De registratie heeft betrekking op het aantal werknemers op de eerste werkdag van de maand en moet uiterlijk op de 6^de kalenderdag van de maand ingediend worden.

De eerste datum waarop de registratie moet gebeuren, is dus 6 april 2021.

4. Wat wordt verstaan onder "werknemer"?

Het ministerieel besluit bepaalt heel duidelijk dat het om een registratie van "werknemers" gaat.

Maar toch lijkt de RSZ dit zeer ruim te interpreteren.

Het wordt er daardoor zeker niet eenvoudiger op want naar onze mening moet het begrip "werknemer" wel strikt worden geïnterpreteerd.

Wat zijn de gevolgen?

4.1 De RSZ stelt voor de registratie van het personeelsaantal, de volgende personen gelijk met een "werknemer":

• werknemers die de onderneming in dienst heeft (gebonden door een arbeidsovereenkomst, leerovereenkomst, statuut,...).
  Voor flexi-werknemers wordt gekeken naar de lopende raamovereenkomsten.
  Langdurig zieken en personen in tijdskrediet worden ook meegeteld, evenals medewerkers met een ambulante functie (vb koeriers, inspecteurs,...).
• uitzendkrachten waarvan de onderneming op een structurele basis gebruik maakt;
• personeel van een andere werkgever waarmee de onderneming op structurele basis in haar vestigingseenheid werkt (bijvoorbeeld onderaannemers, gedetacheerden, bewakingspersoneel,...);
• personen die op zelfstandige basis structureel aan het werk zijn in de onderneming (consultants, vennoten, ...).
  Het gaat hier dus niet om punctuele aanwezigheden, zoals voor herstellingen, schoonmaak, onderhoud,...

Uitzendkantoren moeten enkel het eigen personeel aangeven, niet de uitzendkrachten die in principe elders werkzaam zijn. Zij worden geteld bij de gebruiker. Hetzelfde geldt voor ondernemingen die personeel ter beschikking stellen van of structureel laten presteren in een andere onderneming.

Let op! Het betreft hier de registratie van een momentopname van het personeelsbestand op de 1ste dag van de maanden april, mei en juni 2021.

De ruime interpretatie door de RSZ van het begrip “werknemer” in dit verband leidt onvermijdelijk tot verwarring en creëert rechtsonzekerheid. 

4.2 Voor de registratie van de werknemers met een niet-telewerkbare functie, geldt het volgende

Enkel de werknemers die absoluut niet of nooit aan telewerk kunnen doen, moeten geregistreerd worden. Werknemers die gedeeltelijk of voltijds kunnen telewerken, moeten niet geregistreerd worden. Dit moet strikt geïnterpreteerd worden.

Met niet-telewerkbare functie wordt bedoeld, elke functie die van nature ter plaatse moet uitgevoerd worden, bijvoorbeeld arbeiders, technische bedienden, onthaalpersoneel, keukenpersoneel, schoonmaakpersoneel, administratieve medewerkers die hun opdrachten niet van thuis kunnen verrichten, ambulante functies zoals inspecteurs, koeriers, thuiszorg...

Personen die uitzonderlijk aanwezig zijn omdat zij bijvoorbeeld materiaal moeten ophalen, bepaalde documenten uitprinten of een evaluatiegesprek moeten houden, kunnen dit verantwoorden en worden niet opgenomen in het aantal niet-telewerkbare functies.

Hetzelfde geldt voor directieleden en personen die behoren tot het lijnmanagement (bijvoorbeeld ploegbazen, teamchefs,...).

Ook hier moeten volgens de RSZ de volgende personen geregistreerd worden:

• uitzendkrachten waarvan de onderneming op een structurele basis gebruik maakt;
• personeel van een andere werkgever waarmee de onderneming op een structurele basis in haar vestigingseenheid werkt (bijvoorbeeld onderaannemers, gedetacheerden, bewakingspersoneel,...);
• personen die op zelfstandige basis structureel aanwezig zijn;

5. Wat doen bij een verkeerde registratie?

Gelukkig is het mogelijk om een verkeerde registratie recht te zetten.

Voor beide registraties, kan een wijziging of rechtzetting nog gebeuren door opnieuw een aangifte te doen met het totaal aantal werkzame personen in de onderneming of vestiging op de eerste werkdag van de maand en het aantal niet-telewerkbare functies.

De laatst doorgestuurde aangifte vervangt de voorafgaande aangiftes.

6. Wat controleert de sociale inspectie?

Er wordt rekening gehouden met de laatst ingediende registratie.

De inspectie zou de opgegeven aantallen niet in vraag stellen indien zij het voorwerp uitmaken van een akkoord op ondernemingsniveau met de werknemers(afvaardiging).

Ze zouden de registratietool telewerk vooral gebruiken om te zoeken naar grote afwijkingen van het aantal geregistreerde niet-telewerkende medewerkers op sectorbasis.

7. Wat riskeert u als u niet in regel bent met de telewerkregistratie?

Wanneer u de telewerkregistratie niet of laattijdig doet, riskeert u strikt genomen gesanctioneerd te worden met een strafrechtelijke geldboete van € 400 tot € 4.000 of een administratieve geldboete van € 200 tot € 2.000.

Wie een telewerkbare functie heeft, maar toch in de onderneming aanwezig is, zal zijn of haar aanwezigheid moeten kunnen verantwoorden onder andere met een attest.