Soepeler en digitaal vergaderen in vennootschappen en verenigingen toegestaan

Sinds de invoering van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (voortaan WVV) was het reeds mogelijk om in de statuten te bepalen dat algemene vergaderingen van de vennootschap digitaal kunnen doorgaan.

In het kader van de coronamaatregelen was het plots niet meer mogelijk om fysieke vergaderingen te houden en werd in april 2020 reeds een tijdelijke versoepeling toegestaan voor wat betreft de voorwaarden voor digitale vergaderingen.

Met de Covid-19 wet van 20 december 2020 worden deze voorwaarden nogmaals versoepeld.

Voortaan is het niet langer vereist dat de mogelijkheid tot digitaal vergaderen in de statuten wordt voorzien. Het bestuursorgaan kan sinds 1 januari 2021 hoe dan ook beslissen om een digitale algemene vergadering te houden. Deze wijzigingen kaderen in het algemene digitaliseringsbeleid onder impuls en leiding van de huidige Minister van Justitie.

Hieronder gaan we dieper in op de elementen die de Covid-19 wet invoert en hoe deze het rechtskader hebben aangepast.

1. Wat voorziet het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (WVV)?

De klassieke manier waarop algemene vergaderingen doorgaans worden georganiseerd is door fysieke bijeenkomst.

Met de invoering van het WVV, dat volledig van kracht ging op 1 januari 2020, werd reeds voorzien in de volgende alternatieven op deze klassieke wijze, namelijk zonder een fysieke samenkomst:

• Een algemene vergadering via elektronisch communicatiemiddel;
• Een algemene vergadering via louter schriftelijke besluitvorming;
• Een stemming op afstand voorafgaandelijk aan de algemene vergadering;
• Het gebruik van volmachten door de aandeelhouders.

Maar een belangrijke voorwaarde voor het gebruik van sommige van deze mogelijkheden was dat de statuten zulks moesten toelaten.

En juist daar wrong het schoentje.

Veel vennootschappen hebben hun statuten nog niet gewijzigd sinds de invoering van het WVV. Dat verklaart waarom in de praktijk slechts een beperkt aantal vennootschappen gebruik kon maken van deze alternatieven.

De coronamaatregelen, die klassieke fysieke vergaderingen onmogelijk maakten en nog steeds maken, hebben de vraag naar alternatieven brandend actueel gemaakt.

Gelukkig heeft de wetgever daar een mouw aan gepast.

2. De tijdelijke oplossing van de corona maatregel in KB van 9 april 2020 

Veel vennootschappen en verenigingen hebben een boekjaar dat loopt tot 31 december.

Dit betekent dat jaarrekeningen en jaarverslagen moeten worden opgesteld door het bestuursorgaan en een jaarvergadering of ledenvergaderingen gehouden moeten worden binnen de zes maanden na het jaareinde. Traditioneel worden daarom veel jaarlijkse algemene vergaderingen georganiseerd in de maanden april, mei en juni.

Vorig jaar werden we rond diezelfde periode geconfronteerd met de zogenaamde eerste "lockdown" en was fysiek vergaderen niet meer mogelijk.

Daarom besliste de toenmalige regering een aantal afwijkingen toe te staan in verband met de vergaderingen van de organen van vennootschappen en verenigingen.

Met de tijdelijke coronaversoepeling werd de verplichting om de mogelijkheid tot digitale algemene vergadering vooraf te hebben bepaald in de statuten, tijdelijk opgeheven.

Zelfs wanneer de statuten daarin niet hadden voorzien, kon de algemene vergadering toch gehouden worden via elektronische communicatiemiddelen.

Aan het bestuursorgaan werd eveneens de bevoegdheid gegeven om aan de deelnemers van een algemene vergadering een aantal zaken op te leggen in verband met het verloop van de algemene vergadering.

Deze maatregelen waren echter beperkt in de tijd en konden enkel worden toegepast op vergaderingen die gehouden moesten worden of die hadden moeten worden gehouden, of op de bijeenroepingen die verstuurd moesten worden of hadden moeten worden verstuurd tussen 1 maart 2020 en 30 juni 2020.

3. De Covid-19 wet van 20 december 2020 brengt structurele maatregelen

In de praktijk ondervinden Belgische ondernemingen zelfs na het verstrijken van de tijdelijke versoepeling nog altijd problemen bij het organiseren van hun algemene vergaderingen.

De Covid-19 wet treft nu, los van de dringende en tijdelijke coronamaatregelen, in het WVV, blijvende, structurele maatregelen inzake de digitalisering van het besluitvormingsproces van vennootschappen en verenigingen. Deze maatregelen zijn in werking getreden op 24 december 2020.

Waarover gaat het?

3.1 Een bestuursbeslissing tot digitaal vergaderen is voldoende

Voortaan is het, net zoals dat het geval was tijdens de tijdelijke versoepeling, niet langer vereist dat de statuten expliciet voorzien in de mogelijkheid om een digitale vergadering te houden.

Men kan dus voortaan een digitale algemene vergadering organiseren, zelfs als dergelijke mogelijkheid niet in de statuten is voorzien.

Vanaf 24 december 2020 volstaat een loutere beslissing van het bestuursorgaan om over te gaan tot de organisatie van een digitale algemene vergadering (vergadering op afstand).

In tegenstelling tot het bestuursorgaan en de commissaris, mogen enkel nog de leden van het bureau van de algemene vergadering niet digitaal deelnemen. Zij zijn immers verantwoordelijk voor de geldige samenstelling van de algemene vergadering via de digitale weg en voor het correcte verloop ervan en zij staan in voor de ondertekening van de notulen.

Vennootschappen en verenigingen moeten zich voor de organisatie van een vergadering op afstand uitrusten met elektronische communicatiemiddelen die de aandeelhouders in staat stellen om op afstand deel te nemen aan de beraadslagingen en om vragen te stellen.

Indien de vennootschappen en verenigingen niet over dergelijke elektronische communicatiemiddelen beschikken, moet het bestuur dit motiveren in de oproeping tot de algemene vergadering. Deze uitzondering is tijdelijk en van toepassing tot 30 juni 2021.

De oproepingen moeten een heldere en nauwkeurige beschrijving geven van procedures die voor deelname op afstand gevolgd moeten worden. Als de vennootschap een website heeft, moet zij deze procedure op haar website toegankelijk maken voor elke aandeelhouder die deelneemt aan de vergadering.

De vennootschappen en verenigingen hebben tot 30 juni 2021 de tijd om te beschikken over een elektronisch communicatiemiddel dat de organisatie en het houden van een digitale algemene vergadering mogelijk maakt.

Deze wijziging is structureel. Dit wil zeggen dat zij, zelfs na de coronaperikelen, zal blijven bestaan.

3.2 Het elektronisch communicatiemiddel moet voldoen aan kwaliteitsvereisten

In het WVV zijn een aantal voorwaarden verbonden aan de organisatie van een algemene vergadering op afstand. Op die manier tracht de wetgever de belangen van de aandeelhouder te vrijwaren.

Het elektronisch communicatiemiddel moet het mogelijk maken om:

• de identiteit van de aandeelhouder te controleren;
• rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken (lees: live) kennis te nemen van de besprekingen;
• het stemrecht uit te oefenen;
• vragen te stellen en op die manier actief deel te nemen aan de beraadslaging.

Wat betreft deze laatste voorwaarde, die een effectieve uitoefening van het vraagrecht van de effectenhouder behelst, heeft de Covid-19 wet een tijdelijke nuance aangebracht.

Het bestuursorgaan kan, wanneer het beslist tot een digitale algemene vergadering, motiveren waarom het op dat moment niet mogelijk is om vragen te stellen via het beschikbaar elektronisch communicatiemiddel. Deze motivatie moet opgenomen worden in de oproeping. Deze mogelijkheid om van de kwaliteitsvereisten af te wijken geldt tot 30 juni 2021 en voor BV’s, CV’s, NV’s en (I)VZW’s.

3.3 Bijkomende mogelijkheden voor de VZW’s en de IVZW’s

De schriftelijke besluitvorming is zoals hierboven uiteengezet reeds van toepassing op de vennootschappen en wordt nu ook van toepassing voor de VZW’s en de IVZW’s.

De schriftelijke besluitvorming is een grote vereenvoudiging voor heel wat VZW’s.

Niettemin kunnen ook praktische problemen rijzen, omdat de schriftelijke besluiten unaniem moeten genomen worden, wat, zeker voor grote verenigingen met veel leden, een hele uitdaging kan worden.

Daarnaast biedt de Covid-19 wet de mogelijkheid voor VZW’s en IVZW’s om te stemmen via elektronische weg vóór de algemene vergadering plaatsvindt, of de algemene vergaderingen digitaal te organiseren. Het is echter wel vereist dat de verenigingen net zoals de vennootschappen in staat zijn om de hoedanigheid en de identiteit van hun leden te controleren, op de wijze die bepaald is bij of krachtens de statuten. De voorafgaandelijke stemming kan dus enkel via elektronische weg mits het in de statuten voorzien en geregeld is.

4. Besluit

De wijzigingen van de Covid-19 wet hebben tot doel de bestaande wettelijke en statutaire belemmeringen te elimineren voor het houden van algemene aandeelhoudersvergaderingen via elektronische weg en een deelname op afstand mogelijk te maken.

Deze mogelijkheid, die reeds enigszins ingevoerd werd tijdens de eerste corona "lockdown", is vanaf nu definitief.

Wij zijn zeer tevreden met deze belangrijke structurele wijziging in het WVV die het leven van uw vennootschap of vereniging eenvoudiger zal maken.

Hebt u nog vragen over deze materie of wenst u bijstand, aarzel dan niet ons te contacteren via info@seeds.law.