Moet u fysiek aanwezig zijn bij vergaderingen van uw vennootschap?

Het houden van algemene vergaderingen zorgt vaak voor praktische beslommeringen gezien in veel vennootschappen de aandeelhouders niet verblijven in het land waar  de zetel gevestigd is. Ook voor de bestuurders is dit niet altijd vanzelfsprekend. Zij moeten bovendien zo vaak vergaderen als het belang van de vennootschap dit vereist.

Zijn alternatieven van een “fysieke vergadering” zoals de schriftelijke vergadering of vergaderen via alternatieve communicatie technieken wel toegelaten ?

Veelal voorzien de statuten de wijze waarop de Raad van Bestuur, respectievelijk de Algemene Vergadering rechtsgeldig bijeen kan komen. Evenwel dient hierbij steeds rekening gehouden te worden met de wettelijke bepalingen daaromtrent.

De raad van bestuur vergadert op de plaats die wordt aangeduid in de uitnodiging, tenzij de statuten anders bepalen. Het is aan te raden de vergadering te houden in België en deze op een toegankelijke plaats te houden. Met andere woorden, de raad van bestuur is vrij te vergaderen waar zij het wenst.

Artikel 521 Wetboek Vennootschappen (“W.Venn.”) legt het principe van de collegialiteit binnen de raad van bestuur vast. Het veronderstelt een gezamenlijke beraadslaging van de bestuurders. Dit artikel legt echter niet op dat alle bestuurders daadwerkelijk op dezelfde plaats moeten bijeenkomen. Niettemin moet er een simultane interactie tussen alle deelnemers mogelijk zijn, bijvoorbeeld via video- of teleconferentie. Dit wordt tevens gestimuleerd door de corporate governance code. Principe 2.8 van de Code Daems schrijft immers voor dat de raad van bestuur vaak genoeg bijeen komt opdat hij zijn opdrachten doeltreffend kan vervullen en geeft daarbij als richtlijn: “de vennootschap overweegt de organisatie, indien nodig van raads- en comitévergaderingen waarbij gebruik wordt gemaakt van video, telefoon en internetgebaseerde communicatiemiddelen”. Het is aan te raden deze mogelijkheid in te bouwen in de statuten.

In uitzonderlijke gevallen voorziet artikel 521, tweede lid W.Venn. de mogelijkheid tot schriftelijke besluitvorming. Deze mogelijkheid is slechts toegestaan mits de vervulling van twee cumulatieve voorwaarden, namelijk (i) de dringende noodzakelijkheid en het belang van de vennootschap. Daarenboven moeten (ii) de statuten de schriftelijke besluitvorming in die uitzonderlijke gevallen expliciet toelaten. Indien aan deze voorwaarden voldaan is, kunnen de bestuurders een besluit nemen bij eenparig schriftelijk akkoord. Besluiten die niet schriftelijk en eenparig genomen worden, worden meestal bij gewone meerderheid genomen, overeenkomstig de statuten.

Kortom, omtrent de vergaderingen van de raad van bestuur bestaat er sinds lang eensgezindheid dat de raad kan bijeenkomen zonder dat de leden effectief zelf rond de tafel zitten.

Dezelfde eenduidigheid bestaat nog niet voor de algemene vergadering. In het licht van de modernisering van het vennootschappenrecht wordt nochtans met verschillende initiatieven getracht de bijeenkomst van de algemene vergadering op afstand te vereenvoudigen.

Vooreerst bepaalt artikel 552 W.Venn. dat de jaarvergadering (die beslist over de jaarrekening) wordt gehouden in de gemeente op de dag en  het uur zoals statutair bepaald. Deze bepaling veronderstelt dat de vergadering fysiek plaatsgrijpt.

Verder bestaat de mogelijkheid voor de aandeelhouders om, conform artikel 536 W.Venn. eenparig en schriftelijk alle besluiten te nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van die welke bij authentieke akte moeten worden verleden. Aan deze toepassing stellen zich echter verschillende beperkingen. De eerste is duidelijk, alles waarvoor de tussenkomst van de notaris vereist is vraagt de daadwerkelijke bijeenkomst van de aandeelhouders. Vervolgens is het begrip eenparigheid niet gespecificeerd door de wet en mist dus een exacte invulling. Momenteel wordt aangenomen dat de schriftelijke besluitvorming mogelijk is wanneer elke aandeelhouder eraan deelneemt en wanneer niemand tegenstemt.

Daarnaast voorziet de wet dat de statuten de mogelijkheid kunnen voorzien om per brief te stemmen. De stembrief moet de stemwijze en de mogelijkheid tot onthouding vermelden. In de toekomst zal het eveneens mogelijk zijn om elektronisch zijn stem uit te brengen op een algemene vergadering.

Ondertussen werd een nieuwe wet aangenomen waardoor aandeelhouders effectief van op afstand kunnen deelnemen aan zowel de gewone als de bijzondere algemene vergadering (wetsontwerp Doc 53 421, aangenomen door de Kamer en niet geëvoceerd door de Senaat). Deze wet is de omzetting van de richtlijn 2007/36/EG betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders in beursgenoteerde vennootschappen. Wanneer deze wet binnen afzienbare tijd in werking treedt, zal, krachtens het nieuwe artikel 538bis W.Venn., een statutaire bepaling de aandeelhouders kunnen toestaan om langs elektronische weg deel te nemen aan de vergadering. Wat de naleving van de voorwaarden inzake aanwezigheid en meerderheid betreft, worden de aandeelhouders die op die manier aan de algemene vergadering deelnemen, geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden. Voor de toepassing hiervan is vereist dat de vennootschap via het gebruikte elektronisch communicatiemiddel in staat is de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder te controleren. De wijze waarop deze controle dient te gebeuren, moet net als de voorwaarden gesteld aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel bepaald zijn in de statuten. De vennootschap zal dus over een grote statutaire vrijheid beschikken bij de invulling van die wijze van deelname aan de algemene vergadering, zodat zij de oplossingen kan kiezen die best bij haar situatie aansluiten en rekening houden met de desbetreffende technologische evoluties. De mogelijkheid om een algemene vergadering te houden met aandeelhouders die “elektronisch” aanwezig zijn, belet niet dat de verplichting om algemene vergadering fysiek te houden verdwijnt. Het bureau, de raad van bestuur en de commissaris zijn verplicht om fysiek aanwezig te zijn.

De filosofie achter deze richtlijn was duidelijk. Een aanzienlijk deel van de aandelen in beursgenoteerde vennootschappen is immers in handen van aandeelhouders die geen ingezetene zijn van de lidstaat waar de vennootschap haar statutaire zetel heeft. Niet-ingezetene aandeelhouders dienen evenwel hun rechten met betrekking tot de algemene vergadering even gemakkelijk uit te kunnen oefenen als de aandeelhouders die wel ingezetene zijn van de lidstaat waar de vennootschap haar statutaire zetel heeft. De effectieve zeggenschap van aandeelhouders kadert binnen een goede corporate governance en dient bijgevolg te worden vergemakkelijkt en aangemoedigd.

Van zodra de beschreven wetswijzigingen van kracht zullen zijn, zullen deze als gevolg hebben dat vele vennootschappen, in begrepen de niet-genoteerde vennootschappen, om hun vennootschapsleven meer werkzaam en praktisch te maken, hun statuten zullen moeten aanpassen waardoor rechtsgeldig vergaderen van op afstand mogelijk wordt middels de hedendaagse communicatie technieken. Deze vorm zal zelfs mogelijk zijn bij de vergaderingen die een authentieke akte vereisen.