Het UBO-register nader uitgewerkt

De modaliteiten van het UBO-register werden op 14 augustus 2018 gepubliceerd in een Koninklijk Besluit, dat in werking zal treden op 31 oktober 2018.

Zoals u eerder kon lezen in onze vorige artikels van 7 november 2017, 12 december 2017 en 24 juli 2018, voorziet de wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme dat er een register van uiteindelijk begunstigden (het zogenaamde UBO-register) wordt opgericht.     

Het UBO-register is een centraal register dat beheerd wordt door de FOD Financiën.

Het heeft tot doel om toereikende, accurate en actuele informatie ter beschikking te stellen over de uiteindelijke begunstigden van in België opgerichte vennootschappen, verenigingen zonder winstoogmerk en juridische constructies die vergelijkbaar zijn met trusts.

Hiermee hoopt men de opsporing van witwaspraktijken te vergemakkelijken en constructies voor de financiering van terrorisme bloot te leggen. 

1. Wie moet informatie verstrekken aan het Belgische UBO-register?

Alle in België opgerichte vennootschappen moeten de verplichtingen met betrekking tot het UBO-register naleven.

Hieronder vallen ook de vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid, zoals de maatschap, maar eveneens alle verenigingen naar Belgisch recht, de (internationale) vzw’s, Belgische stichtingen, trusts en figuren vergelijkbaar met de trust of fiducie.

Entiteiten met hoofdzetel in een andere EU-lidstaat, dienen de informatie te melden bij het UBO-register van het desbetreffende land. 

2. Wie zijn de "uiteindelijke begunstigden"?

De Wet somt verschillende categorieën van uiteindelijke begunstigden op volgens de juridische entiteit waaraan ze verbonden zijn, namelijk

• (a) vennootschappen,
• (b) (internationale) vzw’s en stichtingen en trusts en
• (c) andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts. 

(a) De uiteindelijk begunstigden in het geval van vennootschappen zijn : 

1. De natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in de vennootschap houden. 
   
   De bedoeling hiervan is de uiteindelijk begunstigden te identificeren die beschikken over een effectief belang of controle hebben over de informatieplichtige via andere informatieplichtigen of buitenlandse juridische entiteiten en eigendomsstructuren te identificeren die bedoeld zijn om te beschikken over effectieve controle of een effectief belang in de informatieplichtige.
   
   Als indicatie voor een “toereikend percentage” wordt een belang van 25 % vooropgesteld.
   
   Er wordt van uit gegaan dat indien men 25% van de aandelen of stemrechten in een vennootschap bezit, dit een indicatie is van een rechtstreeks eigendomsbelang is.
   
   Indien 25% van de aandelen van de doelvennootschap worden aangehouden door (een) andere vennootschap(pen) waarvan de natuurlijke persoon aandeelhouder is of over stemrechten beschikt, vormt dit een indicatie van een onrechtstreeks eigendomsbelang.
   
   
2. De natuurlijke personen die via andere middelen zeggenschap hebben over de vennootschap.  Hieronder vallen bijvoorbeeld de personen die de feitelijke controle hebben over de vennootschap, over de bevoegdheid beschikken om leden van het management, administratieve of toezichthoudende organen binnen de vennootschap aan te duiden, over een vetorecht beschikken, en dergelijke meer.
   
   
3. De natuurlijke personen die tot het leidinggevend personeel behoren, zoals bijvoorbeeld de CEO, CFO, e.d.
   
   Deze laatste categorie betreft een restcategorie en mag enkel worden ingeroepen indien (i) er na uitputting van alle mogelijke middelen geen van de personen bedoeld onder de twee bovenstaande categorieën is geïdentificeerd, of indien (ii) er twijfel bestaat of de personen die wel werden geïdentificeerd uiteindelijke begunstigden zijn. 

(b) De uiteindelijke begunstigden in het geval van (internationale) vzw’s en stichtingen zijn :

1. de leden van de raad van bestuur;
2. de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
3. de personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
4. de stichters van een stichting;
5. de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
6. elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

(c) De uiteindelijke begunstigden in het geval van trusts, fiducieën en andere juridische constructies die daarmee vergelijkbaar zijn:

1. de oprichter; 
2. de fiduciebeheerder(s) of trustee(s);
3. de eventuele protector;
4. de begunstigden, of wanneer de personen die de begunstigden van de fiducie of van de trust zijn, nog niet werden aangeduid, de categorie van personen in wier hoofdzakelijk belang de fiducie of de trust werd opgericht of werkzaam is; 
5. elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de fiducie of de trust uitoefent.

3. Welke informatie over de uiteindelijke begunstigden moet aan het register worden meegedeeld?

Alle vennootschappen, verenigingen, stichtingen, trustees of fiduciebeheerders, delen aan het register de volgende informatie over elk van hun uiteindelijke begunstigden mee:         

1. de naam en eerste voornaam;  
2. de geboortedatum;         
3. de nationaliteit;                
4. het land van verblijf;
5. het volledige verblijfsadres;       
6. de datum waarop men uiteindelijke begunstigde is geworden;
7. het rijksregisternummer, of nummer van de Kruispuntbank van sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is; 
8. in het geval van een vennootschap, of het om rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigden gaat. Indien het om een onrechtstreekse begunstigde gaat, het aantal tussenpersonen, en voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens, met minstens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer; 
9. in het geval van een vennootschap, de omvang van het uiteindelijke belang in de vennootschap.

4. Wie moet de informatie meedelen aan het UBO-register en wanneer? 

De leden van het bestuursorgaan van de vennootschap of een vereniging, de trustees of fiduciebeheerders zijn verantwoordelijk voor de indiening van bovenstaande informatie bij het UBO-register.                  
De mededeling aan het register moet gebeuren binnen de maand, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de informatie betreffende de uiteindelijke begunstigde gekend of gewijzigd is. Aangezien het Koninklijk Besluit in werking treedt op 31 oktober 2018, hebben de bestuurders normaal gezien tot 30 november 2018 om alle gekende informatie over de uiteindelijke begunstigden van de vennootschap te registreren. De website van het FOD Financiën meldt echter in een FAQ dat de informatieplichtigen hiervoor tijd krijgen tot 31 september 2019.

Het is van uiterst belang dat de informatieplichtige beschikt over de bewijsstukken waarmee hij kan bewijzen dat de overgemaakte informatie correct is.

5. Welke sancties kunnen er worden opgelegd?

Indien de bestuurders, trustees of fiduciebeheerders er niet in slagen om (tijdig) alle informatie over de uiteindelijke begunstigden aan het register mee te delen, of indien ze onvolledige of onjuiste informatie meedelen, kunnen ze gestraft worden met een administratieve boete van EUR 250 tot EUR 50.000 en een strafrechtelijke sanctie van EUR 150 tot EUR 5.000.

6. Wie heeft toegang tot het UBO-register?

De gegevens van het register zijn vooreerst toegankelijk voor “de bevoegde autoriteiten”, zoals de politiediensten, de Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) en alle overige overheidsinstanties die instaan voor de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van het terrorisme of daarmee verband houdende basisdelicten. 

Ook personen die onderworpen zijn aan de Witwaswet en in het kader van hun beroepsuitoefening moeten nagaan of ze met criminelen te maken hebben, zoals advocaten, notarissen, vastgoedmakelaars of accountants, hebben toegang tot het register.                  

Daarnaast is het register, voor wat betreft de vennootschappen, ook toegankelijk voor elke burger. Hiermee wordt reeds rekening gehouden met de zogenaamde "Vijfde Antiwitwasrichtlijn", waarover we u reeds informeerden in een eerdere bijdrage. De burger dient zijn aanvraag niet te motiveren, maar zal voor een raadpleging van het UBO-register wel een vergoeding moeten betalen. De algemene toegang voor elke burger zal een verregaande inperking van de privacy tot gevolg hebben. Evenwel zal de raadpleging beperkt worden tot bepaalde gegevens (niet de woonplaats), zal deze enkel mogelijk zijn via de gegevens van de vennootschap en niet van de uiteindelijk begunstigde, zal deze enkel kunnen gebeuren via een elektronische identiteitskaart en zal deze geregistreerd worden.

Voor andere entiteiten, moet de burger die de toegang wenst, andere voorwaarden vervullen, zoals het legitiem belang aantonen.

De informatieplichtigen en de uiteindelijk begunstigden worden niet geïnformeerd over raadplegingen van het UBO-register die hen betreffen.         

7. Besluit: stip 30 september 2019 aan in de agenda   

Gezien het bedrag van de geldboete, is het van cruciaal belang om tijdig de juiste gegevens over de juiste personen te verzamelen en te (laten) registreren in het UBO-register. 

Het is ook bijzonder belangrijk dat u en/of uw organisatie procedures uitwerkt voor de wijziging van de gegevens van de uiteindelijk begunstigden die telkens binnen de maand moeten overgemaakt worden aan het UBO-register alsook voor de manier waarop de bewijsstukken worden verzameld en bijgehouden waaruit blijkt dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is.

Meer gedetailleerde bepalingen zullen hoogstwaarschijnlijk door de Minister van Financiën uitgevaardigd worden.

Uiteraard staan wij steeds paraat om uw vragen op dit vlak te beantwoorden en u verder te assisteren bij de registratie.