Faillissementsdossiers voortaan opgenomen in het Centraal Register Solvabiliteit

Elk faillissementsdossier dat open wordt verklaard na 1 april 2017, wordt opgenomen en bewaard in het Centraal Register Solvabiliteit in plaats van ter griffie van de rechtbank van koophandel.

Het Centraal Register Solvabiliteit, hierna "Register" genoemd, is de geïnformatiseerde gegevensbank waarin het faillissementsdossier wordt opgenomen en bewaard (www.regsol.be).

Gevolg is dat het faillissementsdossier uitsluitend op elektronische manier wordt opgebouwd en bijgehouden.

Schuldeisers, die voorheen van hun schuldvordering ter griffie aangifte moesten doen, moeten dat nu op elektronische wijze in het Register doen.

Hierop wordt een uitzondering gemaakt voor natuurlijke personen en rechtspersonen die in het buitenland gevestigd zijn en niet worden vertegenwoordigd door een raadsman. Deze zijn niet verplicht om hun stukken langs elektronische weg neer te leggen in het Register. Zij mogen de stukken neerleggen bij de curator, die in dat geval een ontvangstbewijs aflevert en de ontvangen stukken converteert in elektronische vorm, gelijkvormig verklaart en ze vervolgens oplaadt in het Register.

1. Doel : opnemen en bewaren van faillissementsdossiers

Het Register bevat alle gegevens en stukken betreffende de faillissementsprocedure en het geldt als authentieke bron voor alle akten en gegevens die erin zijn opgenomen.

De bewaartermijn van deze gegevens bedraagt 30 jaar, te rekenen vanaf het vonnis van sluiting van het faillissement. Na afloop van de termijn worden de gegevens naar het Rijksarchief overgebracht.

2. Wie is de beheerder van het Register en wat is zijn taak

Het Register wordt gezamenlijk beheerd door de Orde van Vlaamse Balies en de Ordre des Barreaux Francophones et Germanophones,  die gezamenlijk in staan voor de inrichting en het beheer van het Register.

De beheerder staat in voor de controle op de werking en het gebruik van het Register.

Overeenkomstig de privacywetgeving moet de beheerder iedere belanghebbende partij in kennis stellen van :

1. de gegevens die haar betreffen;
2. de categorieën van personen die toegang hebben tot de gegevens in het Register;
3. de bewaartermijn van de gegevens;
4. de verantwoordelijke voor de verwerking;
5. de wijze waarop zij inzage kan verkrijgen van de gegevens in het Register.

De beheerder zal een retributie innen telkens er:

schuldvorderingen worden neergelegd door de schuldeisers;
inzage is van het faillissementsdossier via het Register;
beheer is van het faillissementsdossier middels het Register.

Het bedrag van de retributies varieert naargelang de hoedanigheid van de partij die gebruik maakt van het Register, de wijze van neerlegging en de hoegrootheid van het actief van de boedel.

Een schuldvordering indienen met of zonder inzage van het faillissementsdossier of inzage van het faillissementsdossier zonder aangifte van schuldvordering middels Regsol kost 6 EUR.

Een faillissementsdossier beheren middels Regsol kost 0 EUR per jaar voor faillissementen met een actief van 0 tot 1500 EUR, 25 EUR per jaar voor faillissementen met een actief van 1501 tot 5000 EUR en 295 EUR per jaar voor faillissementen met een actief vanaf 5001 EUR.

3. De beheerder stelt een aangestelde voor de gegevensbescherming aan

De beheerder is verantwoordelijk in het kader van de privacywetgeving en is verplicht een “aangestelde voor de gegevensbescherming” aan te stellen. Deze laatste heeft de taak om:

1. deskundige adviezen te verstrekken inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de beveiliging van persoonsgegevens en informatie en inzake hun verwerking;
2. de beheerder die de persoonsgegevens behandelt, te informeren en te adviseren over zijn verplichtingen met betrekking tot het Centraal Register Solvabiliteit en het algemeen kader van de bescherming van de persoonsgegevens en de persoonlijke levenssfeer;
3. een beleid op te stellen, toe te passen, bij te werken en te controleren inzake de beveiliging en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
4. als contactpunt te functioneren voor de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
5. de andere opdrachten, die hem worden toevertrouwd, inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de beveiliging uit te voeren.

Bij het uitoefenen van zijn opdrachten handelt de “aangestelde voor de gegevensbescherming” volledig onafhankelijk en brengt rechtstreeks verslag uit aan de beheerder.

De wijze waarop de “aangestelde voor de gegevensbescherming” zijn opdrachten moet uitvoeren zal nog geregeld worden door een koninklijk besluit.

4. Wie heeft toegang tot het Register?

De toegang tot het register omvat het recht tot raadpleging, het schrijfrecht en alle communicatie die ingevolge deze toegangsrechten via het register verlopen.

In de bijlagen van het Koninklijk Besluit van 27 maart 2017 wordt bepaald

•   wie recht tot raadpleging heeft en met betrekking tot welke gegevens en stukken;
•   wie schrijfrecht heeft ten aanzien van welke gegevens en stukken.

Per stuk vermeld in de faillissementswet, wordt, afhankelijk van de opsteller, bepaald wie het mag raadplegen en/of er schrijfrecht op heeft (inclusief het plaatsen van een handtekening).

De magistraten en griffiers, het openbaar ministerie, de parketsecretarissen, de curators, de rechter-commissarissen, en ook de gefailleerden, de schuldeisers, de derden die beroepsmatig rechtsbijstand verlenen, en de beheerder hebben in de vervulling van hun wettelijke opdracht, toegang tot de gegevens die in het Register voor hen relevant zijn.

Het is de beheerder verboden om de gegevens uit het Register te verstrekken aan andere personen.

In de vervulling van haar wettelijke opdracht wordt ook aan de Deposito- en Consignatiekas recht tot raadpleging verleend tot het Register en alle communicatie die ingevolge dat recht op raadpleging via het Register verloopt.

Elke persoon die toegang heeft tot het Register is gebonden door het beroepsgeheim.

Iedere persoon die op gelijk welke manier betrokken is bij de verzameling, de verwerking of de mededeling van de gegevens in het Register of er kennis van heeft, moet het vertrouwelijke karakter ervan in acht nemen.

5. Hoe moet er met het Register gewerkt worden?

De kennisgevingen door de griffier naar het faillissementsdossier toe, moeten gebeuren bij gerechtsbrief of door de verzending van een elektronische akte.

Ook alle mededelingen aan en neerleggingen onderling tussen de curators, de rechter-commissarissen, de griffiers, het openbaar ministerie en de parketsecretariaten moeten gebeuren via het Register.

Met betrekking tot de gefailleerde, de schuldeisers, de curators en de rechters-commissarissen worden de volgende categorieën van persoonsgegevens in het Register verwerkt :

1. de identificatiegegevens, waardoor de gefailleerde, de schuldeisers, de curators en de rechters-commissarissen op unieke wijze kunnen geïdentificeerd worden,
2. gerechtelijke gegevens in verband met het faillissementsdossier, onder meer:

• de rechtbank waarbij de procedure hangende is;
• het bedrag van de aangegeven schuldvordering;
• de naam en hoedanigheid van de partij in de procedure.

6.   Wat betekent dit allemaal concreet?

Van nu af aan zullen :

• Alle schuldeisers (leveranciers, werknemers, banken, sociale organisaties, enz.), met uitzondering van deze die vermeld zijn in de wet, hun schuldvorderingen moeten indienen via Regsol.be, tegen betaling van een vergoeding;
• Enkel de buitenlandse rechtspersonen of burgers, die niet vertegenwoordigd zijn door een advocaat of vakbond, hun schuldvordering kunnen indienen door deze per aangetekend schrijven te sturen naar een curator. Dit neemt niet weg dat ze wel gebruik kunnen maken van het platform als ze dat wensen;
• De faillissementsdossiers beheerd worden door de curatoren en de griffiers, en dit via een beveiligde toegang tot www.regsol.be;
• De rechtbanken (rechters en griffiers) eveneens een beveiligde toegang hebben tot www.regsol.be, waardoor ze hun beslissingen kunnen tekenen en automatisch laten opnemen in het Centraal Register Solvabiliteit.

7. Besluit

Nu het faillissementsdossier volledig op elektronische manier  wordt beheerd en bijgehouden, wordt ervan uitgegaan dat de faillissementsprocedure veel efficiënter en sneller zal verlopen.

Dit moet leiden tot een tijdswinst en kostenbesparing voor alle partijen, en een vermindering van de werklast voor de griffies.