Le coronavirus et l'importance de la signature électronique

1. Il existe plusieurs types de signatures électroniques

Au sein de l'Union européenne, un règlement (règlement e-IDAS) est en vigueur depuis 2014 qui permet de signer des documents par voie électronique.

Le règlement e-IDAS fait une distinction entre trois types différents de signatures électroniques, à savoir la signature électronique ordinaire, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée.

Cependant, elles n'ont pas toutes la même valeur (probante) :

• La signature électronique ordinaire ne doit pas répondre à des conditions spécifiques.
  Tout moyen d'identification électronique peut être qualifié comme simple signature électronique. L'un des exemples les plus courants est la signature du courrier électronique, la signature manuscrite que vous ajoutez à un document PDF, une photo de votre signature, etc. Tout écrit sous lequel un signataire appose une signature électronique ordinaire constitue un acte privé et, en même temps, un acte juridique valable.
• La signature électronique avancée présente un niveau de sécurité plus élevé que la signature électronique ordinaire. Il permet de retracer l'identité du signataire et le contenu du document original signé. En outre, ce formulaire permet de retracer toute modification du contenu. L'exemple le plus courant est le cachet généré par votre carte bancaire lors de la signature de transactions bancaires.
• La signature électronique qualifiée offre le plus haut niveau de sécurité et est la seule forme qui soit totalement équivalente à une signature manuscrite. Cette signature offre plus de garanties que les signatures précédentes, étant donné qu’un organisme de certification intervient pour garantir le lien entre la signature et le signataire. Par conséquent, aucun problème ne peut se poser en ce qui concerne l'identité du signataire. Seuls les entrepreneurs accrédités par le SPF Economie (ou un organisme de contrôle étranger) peuvent proposer un logiciel de signature conforme à cette norme. La signature avec une e-ID belge, Itsme, en sont quelques exemples.

Le législateur belge a également prévu que, pour un acte privé, "un ensemble de données électroniques qui peut être attribué à une personne déterminée et qui démontre la préservation de l'intégrité du contenu de l'acte" est accepté comme signature.

A partir du 1er novembre 2020, le nouveau droit de la preuve entrera également en vigueur. Il est très clair que le législateur belge a donné à la signature électronique un véritable lifting. Le futur règlement tient compte du fait que de nombreuses transactions ont lieu en ligne et que, par conséquent, les contrats/documents ne peuvent pas toujours être établis par écrit avec une signature écrite. En outre, la signature électronique prévue dans ce règlement sera mieux alignée sur les règlements européens. Pour plus d'informations sur le nouveau droit de la preuve, nous vous renvoyons également à un article antérieur sur notre site web.

2. Quelle signature est maintenant requise ?

Avant d'utiliser une signature électronique, vous devez toujours garder à l'esprit la finalité de votre signature et le niveau de signature réellement requis.

Si votre signature est utilisée dans le cadre d'une correspondance (ordinaire) ou a une fonction solennelle, il n'est en principe pas nécessaire d'utiliser une signature électronique.

Et même lorsque votre signature doit avoir une raison probante, une signature électronique ordinaire peut être suffisante. C'est le cas, par exemple, lorsque vous voulez contresigner une offre, un bon de commande ou un contrat. Si vous estimez que l'acte juridique est important, vous pouvez utiliser une signature qualifiée. Cette signature a la même valeur qu'une signature manuscrite.

Mais surtout si votre signature est une condition de validité (légale) ou une exigence de forme fondamentale, vous devriez opter pour une signature électronique qualifiée car elle offre le plus de garanties.

3. Conclusion

Lorsque vous souhaitez signer un document par voie électronique, vérifiez d'abord l'objet de votre signature électronique et s'il existe des dispositions légales qui exigent une signature spécifique.

La solution la plus appropriée reste une signature manuscrite ou une signature électronique qualifiée.

Si vous devez signer un nouveau document/contrat avec une personne qui n'a pas de signature qualifiée, il est important de prévoir des garanties supplémentaires (par exemple, le partage des scans des documents signés) afin de créer une confiance mutuelle. Il est, par exemple, important de toujours être certain de l'identité du signataire et du fait que le contenu du document signé reste inchangé après sa signature.

Si vous avez déjà un accord-cadre existant avec un cocontractant, il est préférable de vérifier s'il est possible de saisir des modifications et des commandes sans utiliser une signature manuscrite (par exemple lorsque l'accord permet aux parties de convenir de modifications sur la base d'un simple échange de lettres/e-mails). Si un tel système n'existe pas, il est conseillé d'offrir ou de demander des garanties supplémentaires, tout comme lors de la conclusion de nouveaux accords.

En bref, le principe de base est toujours qu'il doit y avoir une confiance entre les signataires. Si vous faites confiance à l'autre signataire, un simple échange de courriels ou la numérisation d'une signature dans un fichier PDF suffiront. Pour les contrats plus importants où vous n'avez pas (encore) de relation de confiance avec l'autre partie, il est préférable d'obtenir une confirmation au moyen d'une signature offrant des garanties suffisantes, à savoir une signature manuscrite ou une signature électronique qualifiée.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Cela va de soi, nous pouvons vous aider, tout d'abord en analysant votre situation juridique et ensuite en envisageant les mesures à prendre dans cette crise. Vous pouvez toujours nous contacter au 02/747 40 07 ou à CoronaTaskforce@seeds.law.