Plus de précisions sur le registre UBO

Comme vous pouviez le lire dans nos précédents articles du 7 novembre 2017, 12 décembre 2017 et 24 juillet 2018, la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme prévoit qu’il est établi un registre des bénéficiaires effectifs (appelé le registre UBO).

Le registre UBO est un registre central qui est géré par le SPF Finances, qui a pour objectif de mettre à disposition des informations adéquates, exactes et actuelles sur les bénéficiaires effectifs de sociétés, ASBL et constructions juridiques comparables à des trusts, fondées en Belgique. Il a entre autres été créé pour faciliter l’identification de pratiques de blanchiment et pour exposer les constructions faites pour financer le terrorisme.

Cet arrêté royal règle les détails concernant le registre UBO.

Ci-dessous, nous présentons brièvement les modalités applicables aux sociétés.

1. Qui doit communiquer les informations au registre UBO belge ?

Toutes les sociétés fondées en Belgique doivent respecter les obligations concernant le registre UBO.

Cela concerne également les sociétés sans personnalité juridique, comme la société simple, mais également les associations de droit belge, les A(I)SBL, les fondations belges, les trusts et les constructions comparables aux trusts et fiducies.

Les entités dont le siège social est situé dans un autre état membre de l’UE doivent communiquer les informations au registre UBO du pays en question.

2. Qui sont les « bénéficiaires effectifs »?

La loi énumère différentes catégories de bénéficiaires effectifs selon l’entité juridique à laquelle ils sont liés, à savoir (1) les sociétés, (2) les A(I)SBL, fondations et trusts et (3) les autres entités juridiques qui sont comparables aux trusts.

(a) Sont considérés comme bénéficiaires effectifs dans le cas d’une société :

1. Les personnes physiques qui possèdent, directement ou indirectement, un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société.
   
   Le but est d’identifier les bénéficiaires effectifs qui disposent d'un intérêt effectif ou d'un contrôle sur le redevable d'information qui passe par l'intermédiaire d'autres redevables d'information ou entités juridiques étrangères et d'identifier les structures de propriété mises en place pour disposer d'un contrôle ou d'un intérêt effectif dans le redevable d'information.
   
   Un intérêt de 25% est un indice de « pourcentage suffisant ». Il est prévu que si on possède 25% des actions ou droits de vote dans une société, il s’agit d’une indication d’une participation directe. Si 25% des actions de la société visée sont détenus par une ou plusieurs sociétés dont la personne physique est actionnaire ou dispose de droits de vote, cela forme une indication d’une participation indirecte.
   
   
2. Les personnes physiques qui ont le contrôle par d’autres moyens sur la société.
   
   Cela concerne par exemple les personnes qui exercent un contrôle de fait sur la société, qui disposent de la compétence de désigner les membres du management, des organes d’administration ou de contrôle, qui disposent d’un droit de véto, etc.
   
   
3. Les personnes qui font partie du personnel hiérarchique comme par exemple le CEO, le CFO, etc.
   
   Cette dernière catégorie est une catégorie résiduelle et peut seulement être invoquée si (i) après avoir épuisé tous les moyens possibles, aucune des personnes visées ci-dessus n'est identifiée, ou si (ii) il n’est pas certain que les personnes identifiées soient les bénéficiaires effectifs.

(b) Sont considérés comme les bénéficiaires effectifs dans le cas d’A(I)SBL et fondations :

1. Les membres du conseil d’administration ;
2. Les personnes qui sont habilitées à représenter l'association ;
3. Les personnes chargées de la gestion journalière de l'association (internationale) ou de la fondation ;
4. Les fondateurs d’une fondation ;
5. Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n'ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l'intérêt principal desquelles l'association (internationale) sans but lucratif ou la fondation a été constituée ou opère ;
6. Toute autre personne physique exerçant par d'autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l'association (internationale) ou la fondation.

(c) Sont considérés comme bénéficiaires effectifs en cas de trusts, fiducies et autres constructions juridiques qui y sont comparables :

1. Le constituant ;
2. Le fiduciaire ou trustee ;
3. Le protecteur, le cas échéant ;
4. Les bénéficiaires ou, lorsque les personnes qui seront les bénéficiaires de la fiducie ou du trust n'ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes dans l'intérêt principal de laquelle la fiducie ou le trust a été constitué ou opère;
5. Toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort sur la fiducie ou le trust du fait qu'elle en est le propriétaire direct ou indirect ou par d'autres moyens.

2. Quelles informations sur les bénéficiaires effectifs doivent être communiquées au registre ?

Toutes les sociétés, associations, fondations, trustees ou fiduciaires communiquent au registre les informations suivantes sur chacun de leurs bénéficiaires effectifs :

• son nom et son premier prénom ;
• sa date de naissance ;
• sa nationalité ; 
• son pays de résidence ;
• son adresse complète de résidence ; 
• la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif ;
• et le cas échéant tout identifiant similaire donné par l'Etat où il réside ou dont il est ressortissant ;
• dans le cas d’une société, s’il s’agit d’un bénéficiaire effectif direct ou indirect. Lorsqu’il s’agit d’un bénéficiaire indirect, le nombre d'intermédiaires ainsi que pour chacun d'eux, son identification complète, incluant au moins la dénomination, la date de constitution, la raison sociale, la forme juridique, l'adresse de son siège social et son numéro d'entreprise ;
• dans le cas d’une société, l'étendue de l'intérêt effectif détenu dans la société

4. Qui doit communiquer les informations au registre UBO et quand ?

Les membres de l’organe d’administration de la société ou association, les trustees ou fiduciaires sont responsables de la soumission des informations ci-dessus au registre UBO.

La communication au registre doit se faire dans le mois, à partir du moment où l’information concernant le bénéficiaire effectif est connue ou modifiée.

Vu que l’Arrêté royal entre en vigueur le 31 octobre, en principe les administrateurs ont jusqu’au 30 novembre 2018 pour enregistrer toutes les informations connues sur les bénéficiaires effectifs de la société. Mais le site web du SPF Finances mentionne qu'un délai supplémentaire arrivant à l'échéance le 30 septembre 2019 est octroyé. 

Il est donc extrêmement important que le redevable d’information dispose de tous les documents probants avec lesquels il peut prouver que l’information transférée est correcte.

5. Quelles sanctions peuvent être imposées ?

Si les administrateurs, trustees ou fiduciaires manquent de communiquer (à temps) toutes les informations sur les bénéficiaires effectifs au registre, ou s’ils communiquent des informations incomplètes ou incorrectes, ils peuvent être sanctionnés d’une sanction administrative allant de 250 à 50.000 euros ainsi que d'une sanction pénale de 150 à 5.000 euros.

6. Qui a accès au registre UBO ?

Les données du registre sont avant tout accessibles pour les « autorités compétentes », comme les services de police, la CTIF et l'ensemble des autorités publiques dont l’une des missions légales est la lutte contre le blanchiment d'argent, le financement du terrorismeou les infractions sous-jacentes associées.

Les personnes qui sont également soumises à la loi sur le blanchiment et qui, dans le cadre de l’exercice de leur profession, doivent vérifier si elles ont affaire à des criminels, comme les avocats, notaires, agents immobiliers ou comptables, ont accès au registre.

En outre, le registre est également accessible pour chaque citoyen en ce qui concerne les sociétés. Dans ce cadre, l'arrêté tient en outre compte de la « Cinquième Directive anti-blanchiment » du 30 mai 2018 dont nous vous avons déjà informé. Le citoyen ne doit pas motiver sa demande mais devra bien payer pour une consultation du registre UBO. L’accès général pour chaque citoyen, qui est prescrit par la 5èmeDirective anti-blanchiment du 30 mai 2018, aura pour conséquence une large restriction de la vie privée. Toutefois, la consultation sera limitée à certaines données (pas la résidence), elle sera seulement possible via les données de la société et non celles du bénéficiaire effectif, elle aura lieu seulement au moyen d’une carte d’identité électronique et sera enregistrée.

Pour d’autres entités, le citoyen doit remplir d’autres conditions pour l’accès, comme la démonstration d’un intérêt légitime.

Les redevables d’information et les bénéficiaires effectifs ne sont pas informés des consultations du registre UBO qui les concernent.

7. Conclusion : notez le 30 septembre 2019 dans votre agenda

Vu la sévérité possible des peines, il est crucial de prendre les mesures nécessaires à temps, à savoir collecter les données correctes sur les personnes correctes et les (faire) enregistrer dans le registre UBO.

Il importe également que vous développiez des procédure au sein de votre organisation pour la modification des données de vos bénéficiaires effectifs qui doit à chaque fois être transmise au registre UBO ainsi que pour la manière avec laquelle les documents probants dont il ressort que vos informations sont adéquates, exactes et actuelles sont collectés et tenus à jour.

Des dispositions plus détaillées seront très probablement publiées par le Ministre des Finances.

Naturellement, nous sommes toujours prêts à répondre à vos questions en la matière et pour vous assister lors de l’enregistrement.