Nouvelles règles dans le cadre du recouvrement de dettes auprès du consommateur

1. La clause indemnitaire ne sera valable qu’après une première mise en demeure

Si le consommateur reste en défaut de payer sa dette à la date d'échéance de la facture et que vos conditions générales prévoient une clause de dommages-intérêts en cas d’impayé, vous ne pourrez réclamer cette indemnité qu'après avoir adressé une première mise en demeure.

Cette mise en demeure doit servir de premier rappel et ce n'est qu'après l'expiration d'un délai d'au moins 14 jours calendriers que la clause indemnitaire pourra être invoquée.

Il est important de noter que le délai minimum de 14 jours ne commence à courir que

• le troisième jour ouvrable suivant l'envoi du rappel au consommateur ; ou
• le jour calendrier suivant le jour où le rappel a été envoyé au consommateur par voie électronique (par exemple par courrier électronique).

Ces règles s'appliquent à tous les autres délais mentionnés dans ce cadre.

2. Pas de frais de rappel lors de la première mise en demeure

Désormais, la première relance en cas de non-paiement d'une échéance ne sera plus facturée au consommateur.

Pour les contrats portant sur la fourniture régulière de biens ou de services, aucun frais ne peut être facturé par année civile pour les rappels en cas de non-paiement de trois échéances.

Les frais pour les rappels supplémentaires ne peuvent excéder 7,50 euros, majoré des frais de port applicables au moment de l'envoi. 

3. Quelles sont les conditions à remplir pour une mise en demeure ?

Tout d'abord, les mises en demeure doivent être envoyées sur un "support durable". Cela signifie qu'il faut avoir une preuve permanente, telle qu'une lettre recommandée ou un e-mail. Un rappel verbal ne suffit pas.

Le premier rappel doit également contenir au moins les informations suivantes :

1° le solde dû et le montant de la clause indemnitaire qui sera réclamée si le paiement ne suit pas dans le délai de 14 jours calendrier ;

2° le nom ou la désignation et le numéro d'entreprise de l'entreprise créancière ;

3° la description du produit à l'origine de la dette, ainsi que la date à laquelle cette dette est devenue exigible ;

4° le délai dans lequel la dette doit être remboursée avant que des frais, intérêts ou indemnités ne puissent être réclamés.

Pour les PME, ces règles sont plus souples.

Si un consommateur ne paye pas sa facture dans la période de 14 jours suivant l'envoi de la première mise en demeure et si une clause de dommage stipule qu'un intérêt de retard s'applique dans les limites légales, une PME peut décider de faire courir l'intérêt de retard à partir du jour calendrier suivant le jour où le rappel a été envoyé au consommateur.

Si l'on souhaite poursuivre le recouvrement à l'amiable, les conditions suivantes (plus étendues) devront être remplies :

1° l'identité, le numéro d'entreprise, l'adresse, le numéro de téléphone, la qualité et l'éventuelle adresse de courrier électronique du créancier initial. En cas de cession de créance, les coordonnées du nouveau créancier sont également indiquées ;

2° le nom ou la dénomination, l'adresse, le numéro d'entreprise et les coordonnées de contact de l'entreprise qui procède au recouvrement amiable de dettes, ainsi que les coordonnées de l’administration de surveillance compétente auprès du SPF Economie ;

3° une description précise du produit qui a donné naissance à la dette, ainsi que sa date d'échéance ;

4° une description précise et détaillée des montants réclamés au débiteur qui doivent être conformes au point 3 ci-dessous ;

5° le texte suivant, dans un paragraphe séparé, en gras et dans un autre type de caractère dans le cas où le recouvrement est effectué par un avocat, un officier ministériel ou un huissier de justice : 

"Cette lettre ne concerne PAS une citation au tribunal ou une saisie. Elle ne s’agit pas d’une procédure de recouvrement judiciaire"

 6° la mention que le consommateur peut obtenir, à sa demande, toute les pièces justificatives de la dette ;

7° la mention de la procédure à suivre par le consommateur en cas de contestation de la dette ;

8° la mention que le consommateur peut demander des facilités de paiement s'il ne peut pas payer le montant dû en une fois ;

9° la mention qu'en l'absence de réaction dans le délai prévu, il peut être procédé à d'autres mesures ou actions de recouvrement amiable.

4.  Les intérêts de retard et les frais que vous pouvez facturer aux consommateurs 

En cas de non-paiement de vos factures, vous ne pourrez réclamer aux consommateurs que les dommages et intérêts suivants :

1° des intérêts de retard, qui ne peuvent excéder l'intérêt au taux de référence (tel que prévu dans la loi sur le retard de paiement dans les transactions commerciales) majoré de 8 points de pourcentage. Ces intérêts sont calculés sur la somme restant à payer, et/ou ; 

2° une indemnité forfaitaire, pour autant qu'elle soit expressément stipulée dans vos conditions générales et dont le montant ne peut dépasser : 

(a) 20,00 euros si le solde dû est inférieur ou égal à 150,00 euros ; 

(b) 30,00 euros augmenté de 10 % du montant dû sur la tranche comprise entre 150,01 euros et 500,00 euros si le solde dû est compris entre 150,01 euros et 500,00 euros ; 

(c) 65 euros augmenté de 5 % du montant dû sur la tranche supérieure à 500,00 euros avec un maximum de 2.000,00 euros si le solde dû est supérieur à 500,00 euros. 

Ces montants sont destinés à couvrir, d'une part, les intérêts de retard de la dette et, d'autre part, tous les frais de recouvrement amiable liés à la dette. 

Toute autre clause indemnitaire contraire est interdite et réputée non écrite.

5. Plan d’apurement

Lorsque le consommateur a demandé un plan d’apurement, aucune autre mesure ou action de recouvrement amiable ne peut être entreprise avant qu'une décision n’ait été prise concernant cette demande.  

Si cette décision n'est pas prise dans un délai de 30 jours calendrier à compter du premier jour ouvrable suivant la demande de plan d’apurement, les intérêts de retard prévus dans la clause indemnitaire cessent de courir jusqu’à ce que la décision soit prise. 

6. Demande de médiation de dettes

Lorsque le consommateur a demandé une médiation de dettes auprès d'un médiateur de dettes amiable ou lorsqu'il introduit une demande de règlement collectif de dettes, aucune autre mesure ou action de recouvrement amiable ne peut être entreprise avant qu'il n'ait été statué sur sa demande ou qu'un délai de 45 jours calendrier ne se soit écoulé depuis la demande. 

7. Contestation de la dette

Lorsque le consommateur conteste la dette de manière motivée, aucune autre mesure ou acte de recouvrement amiable ne peut être entrepris avant qu'il n'ait été statué sur la contestation. 

Si la décision n'est pas prise dans un délai de 30 jours calendrier à compter du premier jour ouvrable suivant la contestation, les intérêts de retard prévus dans la clause indemnitaire cessent de courir jusqu'à ce que la décision soit prise. 

8. Que risquez-vous ?

Ce nouveau régime s'applique aux contrats conclus à partir du 1er septembre 2023. Pour les contrats existants, il existe un régime transitoire qui court jusqu'au 1er décembre 2023.

Aucune dérogation à ces règles ne pourra être prévue dans vos conditions générales. Toute clause prévoyant une dérogation à ces exigences formelles ou stipulant des montants différents pour les intérêts de retard et les dommages-intérêts est interdite et nulle.

Dans ce cas, il est interdit de réclamer des intérêts moratoires et des dommages et intérêts à votre client.

Mais attention ! En outre, vous risquez des sanctions qui peuvent s'élever à une amende, même jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel total, si ce montant est le plus élevé.

Il s'agit ici entre autres des infractions suivantes :

• envoyez un premier rappel de paiement avec frais de rappel ;
• des intérêts de retard et/ou les montants de la clause indemnitaire mal calculés; 
• ...

Il est donc important de vérifier ou de faire vérifier vos conditions générales et les modèles de vos lettres de mise en demeure afin d’éviter de rencontrer des problèmes de recouvrement de vos factures et d'éviter des sanctions.

Chez Seeds of Law, nous pouvons toujours assister votre entreprise à cet égard. 

N'hésitez pas à nous contacter: info@seeds.law ou +32 (0)2 747 40 07.