Chaque dossier de la faillite, qui est déclaré ouvert à partir du 1er avril 2017, doit être enregistré et conservé dans le Registre Central de la Solvabilité au lieu qu’au greffe du tribunal de commerce.

Le Registre Central de la Solvabilité, nommé ci-après “ le registre ", est la base de données informatique où le dossier de la faillite est enregistré et conservé (www.regsol.be).

L'enregistrement et la conservation des dossiers de la faillite est désormais éléctronique.

Les créanciers, qui avant étaient tenu de déposer une déclaration de créance au greffe, doivent le faire de façon électronique dans le registre.

Une exception est prévue pour les personnes physiques ainsi que les personnes morales établies à l'étranger qui ne sont pas représentées par un tiers qui fournit l'assistance judiciaire à titre professionnel. Ceux-ci ne sont pas tenu de faire le dépôt de pièces dans le registre par voie électronique. Ils pourront déposer les pièces auprès du curateur, qui délivre un récépissé, convertit sous format électronique les pièces reçues, les déclare conformes, et les charge dans le registre.

1. Le but : l’enregistrement et la conservation des dossiers de la faillite

Le registre contient toutes les données et les pièces relatives à la procédure de faillite et vaut comme source authentique pour tous les actes et données qui y sont enregistrés.

Le délai de conservation des données est de 30 ans à partir du jugement de clôture de la faillite. A l'expiration de ce délai, les données seront déposées aux Archives de l'Etat.

2. Qui est le gestionnaire du registre et quelle est sa tâche ?

Le registre est mis en place et géré conjointement par l'Ordre des barreaux francophones et germanophone et l'Orde van Vlaamse Balies, ci-après dénommés " le gestionnaire ".

Le gestionnaire est chargé de surveiller le fonctionnement et l’utilisation du registre.

Le gestionnaire doit, en vertu de la législation sur les données à titre personnel, informer toute partie intéressée

1° des données qui la concernent ;

2° des catégories de personnes qui ont accès aux données du registre ;

3° du délai de conservation des données ;

4° du responsable du traitement ;

5° de la manière dont elle peut obtenir accès aux données dans le registre.

Le gestionnaire collecte une rétribution pour :

• les dépôts des créances par les créanciers ;
• les prises de connaissance du dossier de la faillite via le registre ;
• les tenue de dossiers de la faillite dans le registre.

Le montant varie en fonction de la qualité de la partie qui utilise le registre, du mode du dépôt et du montant de l'actif de la masse. 

Le dépôt d’une déclaration de créance avec une prise de connaissance éventuelle du dossier de la faillite ou la consultation du dossier de la faillite sans déclaration de créance via Regsol coûte 6 €.

La tenue d'un dossier de la faillite via Regsol coûte 0 EUR par an pour les faillites avec un actif de 0 à 1500 EUR, 25 EUR par an pour les faillites avec un actif de 1501 à 5000 EUR et 295 EUR pour les faillies avec un actif à partir de 5001 EUR.

3. Le gestionnaire désigne un préposé à la protection des données

En ce qui concerne le registre, le gestionnaire est considéré comme responsable du traitement des données à titre personnel et est tenu de désigner un préposé à la protection des données.

Celui-ci est plus particulièrement chargé :

1. de la remise d'avis qualifiés en matière de protection de la vie privée, de la sécurisation des données à caractère personnel et des informations et de leur traitement ;

2. d'informer et conseiller le gestionnaire traitant les données à caractère personnel de ses obligations en vertu de la présente loi et du cadre général de la protection des données et de la vie privée ;

3. de l'établissement, de la mise en oeuvre, de la mise à jour et du contrôle d'une politique de sécurisation et de protection de la vie privée ;

4. d'être le point de contact pour la Commission de la protection de la vie privée ;

5. de l'exécution des autres missions relatives à la protection de la vie privée et à la sécurisation déterminées par des arrêtés royaux. 

Dans l'exercice de ses missions, le préposé à la protection des données agit en toute indépendance et transmet directement un rapport au gestionnaire.

Les règles sur la base desquelles le préposé à la protection des données effectue ses missions, seront encore déterminées par des arrêtés royaux.

4. Qui a accès au registre ?

L’accès au registre comprend un droit de consultation, un droit d’écriture et toutes les communications découlant des droits d’accès via le registre.

Dans les annexes de l’Arrêté Royal du 27 mars 2017, il est déterminé : 

• Qui a droit de consultation à l’égard de quelles données et pièces;
• Qui a droit d’écriture à l’égard de quelles données et pièces;

Pour chaque pièce mentionnée dans la loi sur les faillites, il est déterminé, selon l'auteur, qui peut la consulter et / ou qui a le droit de rédaction (y compris la signature).

Dans le cadre de l'accomplissement de leurs missions légales, les magistrats, les greffiers, le ministère public, les secrétaires de parquet, les curateurs, les juges-commissaires ainsi que les faillis, les créanciers, les tiers qui fournissent l'assistance judiciaire à titre professionnel, et le gestionnaire ont accès aux données dans le registre, qui sont pertinentes pour eux.

Dans l’accomplissement de sa mission légale, un droit de consultation du Registre est accordé à la Caisse des Dépôts et consignations et toutes les communications qui découlent suite à ce droit de consultation via le registre.

Le gestionnaire n'est pas autorisé à communiquer les données du registre à d'autres personnes.

Toute personne ayant accès au registre est tenu par le secret professionnel.

Quiconque participe, à quelque titre que ce soit, à la collecte, au traitement ou à la communication des données du registre, ou a connaissance de telles données est tenu d'en respecter le caractère confidentiel.

Les créanciers pourront avoir accès au dossier de la faillite par le biais du curateur.

L’accès au registre sera encore déterminé par des arrêtés royaux.

5. Comment pourra-t-on travailler avec le registre ?

Les notifications auxquelles procède le greffier dans un dossier de la faillite, ont lieu par pli judiciaire ou par l'envoi d'un acte électronique.

Tous les communications et dépôts entre des curateurs, des juges-commissaires, des greffiers, du ministère public et des secrétariats de parquet, prévus par la présente loi, se font par le biais du registre.

En ce qui concerne le failli, les créanciers, les curateurs et les juges-commissaires, les catégories de données à caractère personnel suivantes sont traitées dans le registre :

• 1° les données d'identification, à savoir les données permettant d'identifier de manière unique le failli, les créanciers, les curateurs et les juges-commissaires ;
• 2° les données judiciaires, à savoir les données relatives au dossier de la faillite, notamment :
  • le tribunal où la procédure est en cours ;
  • le montant de la créance déclarée ;
  • le nom et la qualité de la partie dans la procédure.

6. Concrètement ...

Concrètement, cela signifie, entre autres, que dorénavant :

• Tous les créanciers (fournisseurs, travailleurs, banques, organismes de sécurité sociale, etc.), à l’exception de ceux qui sont énumérés par la loi, devront déposer leurs déclarations de créances via Regsol.be, moyennant paiement d’une redevance ;
• Seuls, les personnes morales étrangères ou les citoyens qui ne sont pas représentés par un avocat ou syndicat, pourront encore introduire leurs déclarations de créances par l’envoi d’un recommandé au curateur. Cela ne signifie pas qu'ils ne pourront pas utiliser la plateforme s’ils le souhaitent ;
• La gestion des dossiers de la faillite sera fait par les curateurs et les greffiers, via un accès sécurisé à www.regsol.be ;
• Les tribunaux (juges et greffiers) auront un accès sécurisé à www.regsol.be, leur permettant de signer et d’enregistrer automatiquement les jugements dans le Registre Central de la Solvabilité. 

7. Conclusion

Maintenant que le dossier de la faillite sera pleinement géré et tenu de manière électronique, la procédure de faillite pourra probablement être tenu beaucoup plus efficace et plus rapide.

Cela conduira à un gain de temps et de frais pour toutes les parties, ainsi qu’à une réduction de la charge de travail des greffes.