La présence physique à une réunion de votre société, une nécessité ?

Ceci provoque souvent des problèmes pratiques puisque les actionnaires ne sont souvent pas réunis dans le même pays où se trouve le siège social de la société. Pareillement pour les administrateurs. Ceci n’est pas évident pour les administrateurs non plus. Ils sont, de surcroît, obligés de délibérer aussi souvent que l’intérêt de la société l’exige.

Les alternatives, la réunion par écrit ou a délibération par les techniques modernes de communication, sont-ils permis ?

Souvent les statuts prévoient la manière dont le conseil d’administration respectivement l’assemblée générale peut se réunir valablement. Cependant, il faut tenir compte des dispositions de la loi.

Le conseil d’administration se rassemble au lieu indiqué dans la convocation, sauf lorsque les statuts le détermine autrement. Il est conseillé de tenir la réunion en Belgique à un endroit bien accessible. En d’autres mots, le conseil d’administration est libre de se réunir où il veut.

Le principe de collégialité du conseil d’administration est prévu dans l’article 521 du Code des sociétés (C. Soc.). Cependant,  une telle concertation ne suppose pas que les administrateurs doivent se trouver effectivement au même endroit. L’interaction simultanée entre tous les participants est obligatoire, par exemple par vidéo ou téléconférence. Ceci est stimulé par le code corporate governance nommé "Code Daems". En effet, le principe 2.8 de ce code prescrite que le conseil d’administration se réunit avec une régularité suffisante pour exercer efficacement ses obligations et stipule comme ligne de conduite : "la société envisage d’organiser, si nécessaire, des réunions du conseil d’administration par des supports vidéo, téléphoniques ou internet". Il est conseillé d’incorporer cette possibilité dans les statuts.

Dans des cas exceptionnels, l’article 521 § 2, C. Soc. prévoit la possibilité de prendre des décisions par écrit. Ce scenario exige que deux conditions cumulatives soient remplies, à savoir (i) la justification par l’urgence et l’intérêt de la société, et , (ii) les statuts doivent autoriser explicitement les décisions par écrit dans ces cas exceptionnels. Lorsque ces conditions sont remplies, des décisions peuvent être prises par consentement unanime des administrateurs, exprimée par écrit. Des décisions qui ne peuvent pas être pris unanimement et par écrit, sont souvent prises à la majorité simple. 

En résumant, concernant les délibérations de conseil d’administration il existe depuis longtemps un consensus que le Conseil d'administration peut se réunir sans présence physique dans le même endroit.

Un même consensus n’existe pas encore concernant l’assemblée générale. Dans la lumière des modernisations du droit des sociétés,  quelques initiatives sont déjà prises avec pour but de simplifier les délibérations de l’assemblée générale à distance.

D'abord, l’article 552 C. Soc. précise que l’assemblée annuelle (qui décide sur des comptes annuels) est tenue à la commune et au jour et l’heure comme déterminé dans les statuts. Cette disposition indique que l’assemblée a lieu physiquement.

D’ailleurs, conformément à l'article 536 C. Soc., la possibilité existe pour les actionnaires de prendre à l’unanimité, et par écrit toutes les décisions qui relèvent du pouvoir de l’assemblée générale, à l’exception de celles qui doivent être notulées par un acte authentique. Cet article impose différentes restrictions. La première est claire, chaque décision qui demande l’intervention d’un notaire oblige les actionnaires de se réunir physiquement, devant un notaire. Ensuite, la notion "à l'unanimité" n’est pas définie dans la loi et manque alors une interprétation exacte. En ce moment, il est assumé que les décisions par écrit sont possibles lorsque toute actionnaire participe et qu’il n’y a pas de vote contre. 

La loi envisage aussi que les statuts peuvent prévoir la possibilité de voter par correspondance. Le bulletin de vote doit indiquer le sens d’un vote et la possibilité d’abstention. Dans l’avenir, il sera également possible de voter à une assemblée générale de façon électronique.

Entre-temps, une nouvelle loi a été adoptée suite à laquelle les actionnaires pourront participer à distance aux assemblées générales(Doc 53 421/(2010/2011, projet de loi concernant l'exercice de certains droits des actionnaires de sociétés cotées, adopté en séance par la Chambre, mais non révoqué par le Senat). Cette loi est la transposition de la directive 2007/36/EC concernant certains droits des actionnaires de sociétés cotées. Dès l'entrée en vigueur de cette loi, une disposition statutaire pourra, en vertu de l’article 538bis nouveaux du Code Sociétés,  autoriser les actionnaires à participer à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par la société. Cela fera l’objet d’une décision de l’assemblée générale des actionnaires qui déterminera également les modalités suivant lesquelles la qualité d’actionnaire et l’identité de la personne désireuse de participer à l’assemblée sont contrôlées, les conditions visant à garantir la sécurité de la communication électronique ainsi que les modalités suivant lesquelles il est constaté qu’un actionnaire participe à l’assemblée générale grâce au moyen de communication électronique. De manière générale, on entend laisser aux sociétés une grande liberté statutaire pour organiser ce mode de participation à l’assemblée, afin qu’elles puissent retenir les solutions les plus adaptées à leur situation et tenir compte des évolutions technologiques en la matière. La participation à distance à une assemblée générale est assimilée à la participation à la réunion physique. Il est expressément stipulé que les actionnaires qui participent de cette manière à l’assemblée générale sont réputés présent à l’endroit où se tient l’assemblée générale pour le respect des conditions de présence et de majorité. A noter que ce mode de participation ne vient pas se substituer à l’obligation de tenir une réunion physique des actionnaires au lieu désigné par les statuts. Les membres du bureau de l’assemblée, les administrateurs et les commissaires doivent être physiquement présents au lieu de l’assemblée.

La philosophie derrière la Directive était claire. Elle a pour objet de favoriser et de faciliter l’exercice du droit de vote des actionnaires  de sociétés quel que soit le lieu de résidence de l’actionnaire. L’actionnaire ne résidant pas dans le même Etat membre que celui dont relève la société, doit pouvoir exercer son droit de vote aussi aisément qu’un résident de l’Etat membre en question. Le droit de vote est également le moyen par excellence par lequel l’actionnaire peut exercer un contrôle sur le fonctionnement de la société et ainsi contribuer à une gouvernance d’entreprise.

Dès que les modifications législatives entrerons en vigueur, beaucoup de sociétés, y compris les sociétés non côtées, devront adapter leurs statuts pour faire fonctionner la société plus efficace et pratique, permettant ainsi les associés de délibérer valablement à distance moyennant l’utilisation des techniques communicatives modernes. La législation permettra  de tenir des assemblées à distance, même avec l'intervention d'un notaire, à un acte authentique.