Des réunions plus souples et numériques dorénavant autorisées au sein des sociétés et des associations

Depuis l'introduction du Code des sociétés et associations (désormais CSA), il était déjà possible de prévoir dans les statuts que les assemblées générales de la société pouvaient se tenir sous forme numérique.

Dans le cadre des mesures spéciales coronavirus, il n'était soudainement plus possible de tenir des réunions physiques, et un assouplissement temporaire a déjà été accordée en avril 2020 en ce qui concerne les conditions des réunions numériques.

Avec la loi Covid-19 du 20 décembre 2020, ces conditions ont été à nouveau assouplies.

Désormais, il n'est plus requis que la possibilité de tenir des réunions numériques soit prévue dans les statuts. Depuis le 1er janvier 2021, l'organe de gestion peut décider de tenir une assemblée générale numérique. Ces changements s'inscrivent dans le cadre de la politique générale de numérisation initiée et menée par l'actuel Ministre de la Justice.

Nous analysons ci-dessous, de manière approfondie, les éléments introduits par la loi Covid-19 et la manière dont ils ont modifié le cadre juridique dans cette matière.

1. Que prévoit le Code des sociétés et associations (CSA) ?

Les assemblées générales sont organisées, de manière classique, en présentiel de manière physique.

Avec l'introduction du CSA, qui est entré pleinement en vigueur le 1er janvier 2020, les alternatives suivantes à l’organisation classique des assemblées générales ont déjà été prévues, à savoir sans réunion physique :

• Une assemblée générale par des moyens de communication électroniques ;
• Une assemblée générale par le biais d’un processus décisionnel purement écrit ;
• Un vote à distance avant l'assemblée générale ;
• L'utilisation de procuration par les actionnaires.

Mais une condition importante pour l'application de quelques-unes de ces possibilités était que les statuts le permettent dorénavant expressément.

Et c'est là tout le nœud du problème !

De nombreuses sociétés n'ont pas encore modifié leurs statuts depuis l'introduction du CSA. Cela explique pourquoi, dans la pratique, seul un nombre limité de sociétés a pu faire usage de ces alternatives.

La demande de solutions alternatives est devenue une question brulante d’actualité, depuis que les mesures spéciales coronavirus ont rendu et rendent encore à ce jour les réunions physiques classiques impossibles.

Heureusement, le législateur a trouvé une solution.

2. La solution temporaire offerte par les mesures spéciales coronavirus (arrêté royal du 9 avril 2020)

De nombreuses sociétés et associations ont un exercice comptable qui s'étend jusqu'au 31 décembre.

Cela signifie que les comptes annuels et les rapports annuels doivent être établis par l'organe de gestion et qu'une réunion annuelle ou une assemblée des membres doit être tenue dans les six mois suivant la fin de l'exercice. C'est pourquoi, de manière générale, de nombreuses assemblées générales annuelles se tiennent aux mois d'avril, mai et juin.

L'année dernière, à la même période, nous avons été confrontés à ce que l'on appelle le « premier confinement » et les réunions physiques n'étaient plus possibles. C'est pourquoi le gouvernement de l'époque a décidé d’octroyer un certain nombre de dérogations pour les réunions des organes des sociétés et des associations.

Avec cet assouplissement temporaire dû au coronavirus, l'obligation de prévoir dans les statuts la possibilité d'une assemblée générale numérique a été temporairement levée. De ce fait, même si les statuts ne l'avaient pas prévu, l'assemblée générale pouvait toujours se tenir grâce à des moyens de communication électroniques.

L'organe de gestion a également reçu le pouvoir d'imposer un certain nombre de mesures aux participants d'une assemblée générale dans le cadre du déroulement de celle-ci.

Toutefois, ces mesures étaient limitées dans le temps et ne pouvaient être appliquées qu'aux réunions qui devaient ou auraient dû se tenir, ou aux convocations qui devaient ou auraient dû être envoyées entre le 1er mars 2020 et le 30 juin 2020.

3. Mesure structurelle : la loi du 20 décembre 2020

En pratique, même après l'expiration de l'assouplissement temporaire, les entreprises belges rencontrent toujours des difficultés dans l’organisation de leurs assemblées générales.

Outre les mesures spéciales coronavirus urgentes et temporaires, la loi Covid-19 prévoit désormais dans le CSA des mesures structurelles permanentes concernant la numérisation du processus décisionnel des sociétés et des associations. Ces mesures sont entrées en vigueur le 24 décembre 2020.

De quoi s'agit-il ?

3.1 Une décision du conseil d’administration de tenir une réunion numérique est suffisante

Désormais, il n'est plus requis, comme c'était le cas lors de l'assouplissement temporaire, que les statuts prévoient explicitement la possibilité de tenir une réunion numérique.

Il est donc désormais possible d'organiser une assemblée générale numérique, même si une telle possibilité n'est pas prévue dans les statuts.

À partir du 24 décembre 2020, la simple décision de l'organe de gestion d'organiser une assemblée générale numérique (réunion à distance) est suffisante.

Contrairement à l'organe de gestion et au commissaire aux comptes, seuls les membres du bureau de l'assemblée générale ne sont pas autorisés à participer une réunion numérique. Ils sont responsables de la validité de la composition de l'assemblée générale par voie numérique et du bon déroulement de la réunion, et ils doivent assurer la signature du procès-verbal.

Pour l’organisation de telles réunions à distance, les sociétés et associations doivent se doter de moyens de communication électroniques qui permettent aux actionnaires de participer aux délibérations à distance et de poser des questions.

Si les sociétés et associations ne disposent pas de tels moyens de communication électroniques, le conseil d'administration doit en indiquer les raisons dans la convocation à l'assemblée générale. Cette exception est temporaire et est d’application jusqu'au 30 juin 2021.

Les convocations doivent fournir une description claire et précise des procédures à suivre pour la participation à distance. Si la société dispose d'un site internet, elle doit rendre cette procédure accessible sur son site à tout actionnaire participant à l'assemblée.

Les sociétés et les associations ont jusqu'au 30 juin 2021 pour disposer d'un moyen de communication électronique permettant l'organisation et la tenue d'une assemblée générale numérique.

Ce changement est structurel. Cela signifie qu'il continuera d'exister, même après la crise du coronavirus.

3.2 Les moyens de communication électroniques doivent répondre à des exigences de qualité

Le CSA impose un certain nombre de conditions pour l'organisation d'une assemblée générale à distance. Le législateur cherche ainsi à préserver les intérêts des actionnaires.

Les moyens de communication électroniques doivent permettre :

• de vérifier l'identité de l'actionnaire ;
• de prendre connaissance des discussions de manière directe, simultanée et continue (lire « live ») ;
• d’exercer son droit de vote ;
• de poser des questions et de participer ainsi activement aux délibérations.

En ce qui concerne cette dernière condition, qui implique un exercice effectif du droit de poser des questions par l'actionnaire, la loi Covid-19 y apporte une nuance temporaire.

Lorsqu'il décide de tenir une assemblée générale numérique, l'organe de gestion peut expliquer pourquoi il n'est pas possible à ce moment-là de poser des questions par les moyens de communication électroniques disponibles. Cette motivation doit être reprise dans la convocation à l’assemblée.

Cette possibilité de s'écarter des exigences de qualité est d’application jusqu'au 30 juin 2021 et s'applique aux SRL, SC, SA et A(I)SBL.

3.3 Des possibilités supplémentaires pour les ASBL et les AISBL

Comme expliqué ci-dessus, le processus décisionnel par écrit s'applique déjà aux sociétés et sera désormais également applicable aux ASBL et AISBL.

La procédure écrite est une simplification majeure pour de nombreuses ASBL.

Cependant, des problèmes pratiques peuvent surgir, car les décisions écrites doivent être prises à l'unanimité, ce qui peut représenter un véritable défi, en particulier pour les grandes associations comptant de nombreux membres.

En outre, la loi Covid-19 offre la possibilité aux ASBL et aux A(I)SBL de voter par voie électronique avant que n’ait lieu l'assemblée générale, ou d'organiser les assemblées générales par voie numérique.

Toutefois, il est exigé que les associations, comme les sociétés, soient en mesure de vérifier la qualité et l'identité de leurs membres, de la manière prévue dans les statuts ou en vertu de ceux-ci. Le vote préalable ne peut donc avoir lieu par voie électronique que si cela est prévu et réglementé dans les statuts.

4. Conclusion

Les modifications de la loi Covid-19 ont pour but d’éliminer les obstacles juridiques et statutaires existants quant à la tenue des assemblées générales des actionnaires par voie électronique et de permettre ainsi la participation à distance.

Cette possibilité, qui avait déjà été quelque peu introduite lors du premier confinement suite au coronavirus, est désormais définitive.

Nous sommes très heureux de cet important changement structurel du CSA, qui revêt une grande importance pour votre société ou association.

Si vous avez des questions à ce sujet ou si vous souhaitez obtenir une assistance n'hésitez pas à nous contacter via info@seeds.law.